Médiaposte sans adresse
Modifications et révisions
Toute description de changement est fournie à titre de référence et pour des raisons pratiques seulement. La description du changement ne fait pas partie de la Convention entre le client et Postes Canada. Le client doit s'assurer de consulter la plus récente version du Guide de préparation et de tri préliminaire du courrier (comprenant toutes les modifications apportées) et des autres documents connexes, lesquels sont affichés sur le site Web de Postes Canada. Il doit tout particulièrement se reporter à l'adresse www.postescanada.ca/servicespostaux pour obtenir les documents clés.
Les changements importants apparaissent en rouge dans la version électronique.
De plus, lorsque le document contient une modification ou une révision, la version sera modifiée comme suit :
- lorsqu’un document contient une modification, la version de celui-ci sera modifiée comme suit : version 1.0, 2.0 ou 3.0, etc.
- lorsqu’un document contient une révision, la version de celui-ci sera modifiée comme suit : version 1.1, 1.2, 1.3, etc.
- en janvier, le numéro de la version repartira à 1.0.
Table des matières
Le client doit s'assurer de consulter la plus récente version du Guide de préparation et de tri préliminaire du courrier et des autres documents connexes, lesquels sont affichés sur le site Web de Postes Canada. Il doit tout particulièrement se reporter à l'adresse www.postescanada.ca/servicespostaux pour obtenir les documents clés.
Il incombe au client de respecter toutes les exigences mentionnées dans la convention.
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REMARQUE 1 :
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Certains termes et expressions mentionnés dans ce document ont une signification spécifique. Veuillez vous référer à la section 1 “Définitions” des Conditions générales pour la définition des termes précis utilisés dans le présent document et dans la convention. |
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2 :
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Les figures présentées dans le présent document sont des exemples à titre informatif seulement. |
1 | Aperçu |  |
1.1 | Qui devrait utiliser le présent guide? |
Le présent guide s’adresse aux clients de Postes Canada et leur explique la marche à suivre pour préparer un envoi de la Médiaposte sans adresse aux fins de dépôt auprès de Postes Canada.
1.2 | Qu’est-ce que la préparation du courrier pour la Médiaposte sans adresse? |
La préparation du courrier est un procédé consistant à enliasser les articles de courrier, à placer les liasses dans des sacs de Postes Canada ou des boîtes fournies par le client et approuvées au préalable par Postes Canada et à identifier les conteneurs avec l’installation de livraison urbaine ou rurale où les conteneurs seront déposés.
1.3 | Exigences liées à la Médiaposte sans adresse |
Pour être admissibles à la Médiaposte sans adresse :
- les articles de courrier doivent être postés au Canada aux fins de livraison au Canada;
- les articles du client doivent répondre à toutes les exigences précisées dans la convention de la Médiaposte sans adresse. Consultez le Guide du client du service Médiaposte sans adresse (voir la section 1.4 “Sources d’information”);
- les articles de courrier doivent répondre à toutes les exigences précisées dans la convention du client et dans le Guide des postes du Canada.
Tableau 1: Principales exigences liées à la Médiaposte sans adresse
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Il faut tout de même utiliser les plus récentes données sur les chefs de ménage disponibles. |
Ce Guide de préparation et de tri préliminaire du courrier fait partie intégrante de la convention. Toute mention de la Convention désigne l’ensemble des documents mentionnés à la section 13 “Convention entière et modifications” des Conditions générales.
Tableau 2: Grille de référence
2 | Ce qu’il faut savoir avant de commencer | |
La présente section décrit les renseignements de base liés aux codes postaux, aux données sur les chefs de ménage, aux cartes, au Schéma de tri préliminaire national (STPN), aux modes de livraison, aux Outils électroniques d’expédition (OEE) et aux Plans de distribution et de dépôt nécessaires pour préparer des envois de la Médiaposte sans adresse.
Le code postal est un code alphanumérique à six caractères selon le format ANA NAN dans lequel le « A » représente une lettre de l’alphabet et le « N », un chiffre.
Par exemple, le code postal M4B 1G5 est composé de deux parties (comme l’indique la Figure 1).
Le premier segment (c.-à-d. les trois premiers caractères) désigne la région de tri d’acheminement (RTA). La première lettre indique la région géographique principale (comme l’indique le Tableau 3).
Tableau 3: Principales régions géographiques Les trois derniers caractères désignent une unité de distribution locale (UDL). Il s’agit de la plus petite unité de livraison faisant partie d’une RTA. Dans les zones urbaines, l’UDL peut indiquer un îlot (un côté de rue entre deux intersections), un seul immeuble ou, dans certains cas, un gros destinataire de courrier. Dans les zones rurales (tel que l’indique le zéro dans la RTA), l’UDL se combine avec la RTA pour définir une collectivité rurale précise.
Pour obtenir de plus amples renseignements sur les codes postaux, consultez le site www.postescanada.ca/guidedespostes sous Directives d’adressage.
2.2 | Nombre de chefs de ménage |
L’information concernant les secteurs de livraison desservis par les bureaux de livraison de Postes Canada est répartie en fonction du nombre de maisons, d’appartements, de fermes et de points de remise commerciaux, ce qui aide le client à déterminer le nombre d’articles que doit contenir son envoi.
La base de données nationale sur le nombre de chefs de ménage est offerte sur CD-Rom ou peut être téléchargée à partir du site FTP de Postes Canada, en souscrivant à un abonnement de 12 mois qui comprend des mises à jour mensuelles. Consultez le site www.postescanada.ca/servicespostaux pour les données sur le nombre de chefs de ménage individuels qui sont offerts sans frais.
Pour obtenir de plus amples renseignements sur les produits de données, rendez-vous à la page Web sur les Outils de gestion des adresses de Postes Canada (www.postescanada.ca/ga) ou envoyez un courriel à : produits.donnees@postescanada.ca ou encore communiquez avec un représentant de Postes Canada au numéro sans frais : 1 800 363-3459.
Une RTA (région de tri d’acheminement) est une région géographique précise désignée par les trois premiers caractères du code postal.
Les cartes des RTA indiquent les frontières géographiques précises de chacune des RTA au Canada. Pour toute personne qui tente de déterminer des territoires de vente, de planifier la couverture d’une campagne de publipostage ou d’évaluer de nouveaux emplacements possibles pour un magasin de détail ou une entreprise, ces renseignements sont fort précieux. Consultez le site www.postescanada.ca/servicespostaux pour les cartes des RTA.
2.3.2
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Tracés des itinéraires de facteur
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Les tracés des itinéraires de facteur décrivent les itinéraires suivis par les facteurs. Ces itinéraires sont particulièrement utiles pour cibler certains quartiers. Il est facile de transférer ces renseignements à la Feuille de dépôt – Médiaposte sans adresse afin de donner des directives à Postes Canada concernant la livraison, ce qui permet au client de s’assurer que ses envois sont livrés au public cible choisi. Consultez le site www.postescanada.ca/servicespostaux pour les tracés des itinéraires de facteur.
2.4 | Schéma de tri préliminaire national (produits autres que la Poste-lettres) |
Le Schéma de tri préliminaire national (STPN) est un ensemble de tableaux indiquant la façon dont le courrier est regroupé dans le réseau de distribution du courrier de Postes Canada, en commençant par la RTA.
Le STPN pour des produits autres que la Poste-lettres est utilisé comme outil de regroupement pour tous les produits de communication de Postes Canada. Le STPN comporte quatre niveaux d’accès :
- niveau 1 : installation de livraison;
- niveau 2 : centre de regroupement du courrier urbain;
- niveau 3 : centre de desserte postale (CDP);
- niveau 4 : centre de regroupement du courrier d’acheminement (CRCA).
Le respect des niveaux d’accès du STPN est essentiel au regroupement des articles de Médiaposte sans adresse (comme l’indique la Figure 3).
Pour éviter les retards et les frais liés à une manutention supplémentaire, il faut utiliser la version actuelle du Schéma de tri préliminaire, accessible à partir du www.postescanada.ca/stpn sur le site Web de Postes Canada.
Le mode de livraison désigne aux méthodes employées pour effectuer une livraison. Voici quelques exemples de modes de livraison :
- Itinéraire de facteur (LC)
- Remise au comptoir (RC)
- Envoi direct (DIR)
- Poste restante (GD)
- Route rurale (RR)
- Case postale (CP)
- Service suburbain (SS)
- Itinéraire de livraison motorisée (MR)
2.6 | Outils électroniques d’expédition |
Les solutions Outils électroniques d'expédition (OEE) sont un moyen gratuit, rapide et flexible pour la préparation des Commandes (Déclarations de dépôt). Deux plates-formes pour usagers ont été conçues, une version En ligne et une version Hors ligne.
Les Outils électroniques d'expédition (OEE) sont conçus pour éliminer le besoin de compléter manuellement la documentation, permettant ainsi aux clients qui désirent se prévaloir des services le livraison et de dépôt d’économiser du temps.
Les clients commerciaux peuvent télécharger gratuitement les OEE du site Web www.postescanada.ca/cal et obtenir un code d'usager ainsi qu'un mot de passe en s'inscrivant sur le même site Web. Les clients peuvent consulter l’adresse www.postescanada.ca/offerings/eship_tools/can/default-f.asp pour en savoir plus sur les solutions variées qu’offrent les OEE pour répondre aux besoins de leur entreprise.
Pour les questions techniques sur les Outils électroniques d'expédition (OEE), communiquez avec le Service d'assistance des OEE, au 1 866 511-0546.
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REMARQUE :
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Le client peut avoir recours à la version « haut de gamme » ou « Saisie d’une commande express » des Outils électroniques d’expédition (OEE) pour générer automatiquement toutes les étiquettes avec code à barres ainsi que la documentation dont il aura besoin pour procéder à l’envoi. |
Les clients qui préparent leurs envois au moyen de la version « haut de gamme » ou « Saisie d’une commande express » des Outils électroniques d’expédition (OEE) auront accès au service Suivi d’un envoi. Consultez le site www.postescanada.ca/msadocumentsdesoutien (cliquez sur l’icône Suivi d’un envoi qui contient un code à barres) pour obtenir une démonstration.
2.7 | Plans de distribution et de dépôt |
Avant de pouvoir préparer un envoi, le client doit avoir établi un plan de distribution (s’il utilise les OEE) ou un plan de dépôt [pour les Commandes (Déclarations de dépôt) manuelles]. Ces plans indiqueront le nombre de conteneurs nécessaires pour chaque installation de livraison ainsi que l’étiquetage pertinent.
Si le client utilise les OEE, le logiciel produit un plan de distribution, quel que soit le nombre de destinations pour son envoi.
Au moment de préparer des Commandes (Déclarations de dépôt) manuelles, le client doit également préparer un plan de dépôt. Il peut utiliser n’importe quel format, à condition d’inclure les renseignements suivants :
- Nom du client
- Numéro de compte du client
- Numéro de série de la Commande (Déclaration de dépôt)
- Numéros de contrôle de chaque Feuille de dépôt (FDM) de l’envoi (il peut y avoir plus d’une Feuille de dépôt pour une installation de livraison, selon la nature de l’envoi, voir la section 3.3 “Établissement de la Feuille de dépôt – Médiaposte sans adresse (FDM) (Étape 3)” pour de plus amples renseignements)
- Code postal de l’installation de livraison indiqué sur chaque Feuille de dépôt – Médiaposte sans adresse
- Volumes acheminés à chaque installation de livraison
Si le client effectue un envoi à dix (10) destinations ou moins, il peut indiquer les renseignements du plan de dépôt sur la Commande; s’il effectue un envoi à plus de 10 destinations, il doit produire un manifeste qui indique ces détails.
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REMARQUE :
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Si le client choisit de préparer manuellement une Commande ( Déclaration de dépôt) à l’aide d’une version papier de la DD, des frais de traitement s’y appliqueront lorsqu’il dépose son envoi à l’Unité de vérification du courrier reçu. Le client ne peut pas bénéficier des tarifs consentis par convention s’il utilise une Commande manuelle. Les Commandes manuelles qui incluent des tarifs consentis par convention seront assujetties aux tarifs sans convention en vigueur au moment du dépôt. Cependant, le volume applicable sera toujours comptabilisé dans le volume annuel convenu du client. |
3 | Étapes liées à la préparation de la Médiaposte sans adresse | |
Le courrier qui répond aux exigences relatives à la Médiaposte sans adresse (voir la section 1.3 “Exigences liées à la Médiaposte sans adresse”) passe par un maximum de cinq étapes en vue de sa préparation :
- Tri des articles de courrier dans des liasses de tailles équivalentes (Étape 1).
- Dépôt des liasses dans les conteneurs (Étape 2).
- Établissement de la Feuille de dépôt – Médiaposte sans adresse (FDM) (Étape 3).
- Étiquetage des conteneurs (Étape 4) – Un étiquetage adéquat est essentiel pour que le courrier soit acheminé vers l’installation de livraison de Postes Canada pertinente.
- Préparation des monoteneurs et des palettes (Étape 5) – Les monoteneurs et les palettes facilitent énormément le déplacement du courrier puisqu’ils permettent de réduire la manutention et font en sorte que tous les articles de courrier arrivent à destination simultanément.
3.1 | Tri des articles de courrier dans des liasses de tailles équivalentes (Étape 1) |
Une « liasse » désigne un certain nombre d’articles de courrier attachés ensemble au moyen d’un cercle double (bande élastique, ficelle ou sangle en plastique). L’utilisation d’un emballage sous vide est à proscrire dans le cas de la Médiaposte sans adresse.
L’épaisseur maximale d’une liasse est présentée dans le Tableau 4.
Tableau 4: Spécifications relatives à l’enliassage
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L’épaisseur maximale prévaut sur le nombre d’articles. Bien qu’il n’y ait pas de nombre minimal d’articles établi pour la dernière liasse d’envois résiduaires, il faut cependant respecter les règles concernant l’épaisseur maximale. |
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Applicable uniquement aux bureaux non desservis par facteurs. |
Le fait de placer le courrier dans des liasses de la manière suivante permet de distribuer le courrier à chaque installation de livraison pertinente.
Les articles doivent être regroupés en nombre égal. Chaque liasse ne doit pas compter plus de 200 articles pour ne pas dépasser l’épaisseur précisée au Tableau 4. Toutes les liasses doivent contenir des quantités égales, à l’exception de la dernière liasse de l’envoi destiné à chaque installation de livraison, qui peut être plus petite (liasse d’envois résiduaires).
Exemple :
L’installation de livraison de « Une ville » doit livrer 1 255 circulaires. Une liasse normale compte 200 articles. Le dépôt pour « Une ville » sera réparti en six liasses de 200 articles et une liasse d’envois résiduaires de 55 articles. (6 ¥ 200) + 55 articles = 1 255 articles
3.1.2
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Enliassage à cercle double
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Chaque liasse doit être attachée solidement à l’aide d’une ficelle ou d’une bande élastique (en forme de croix) pour éviter qu’elle ne se défasse durant la manutention ou le transport (comme l’indique la Figure 4).
3.2 | Dépôt des liasses dans les conteneurs (Étape 2) |
Tous les articles d’un même dépôt doivent être placés dans des sacs ou des conteneurs fournis par le client et approuvés par Postes Canada au préalable.
Les articles de la Médiaposte sans adresse doivent être placés dans un ou plusieurs conteneurs pour chaque installation de livraison.
Le poids de chaque conteneur (avec son contenu) ne doit pas excéder 25 kg (55 lb).
3.2.1
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Types de conteneurs
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Le client peut utiliser les deux types de conteneurs suivants pour l’acheminement des articles Médiaposte sans adresse dans l’ensemble du réseau de distribution du courrier de Postes Canada : sacs de Postes Canada ou conteneurs fournis par le client et approuvés au préalable par Postes Canada.
Il faut utiliser le même type de conteneur pour l’ensemble d’un dépôt.
3.2.1.1
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Sacs postaux de Postes Canada
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Deux (2) types de sacs servent au déplacement du courrier (comme l’indique la Figure 5) :
- petits sacs A-6;
- gros sacs A-3.
L’approvisionnement en sacs varie selon leur disponibilité. Le Tableau 5 énumère les spécifications pour chaque type de sac.
Tableau 5: Médiaposte sans adresse, spécifications relatives aux sacs postaux | 
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