Courrier mécanisable

Modifications et révisions

Le client doit s'assurer de consulter la plus récente version du Guide de préparation et de tri préliminaire du courrier (comprenant toutes les modifications apportées) et des autres documents connexes, lesquels sont affichés sur le site Web de Postes Canada. Il doit tout particulièrement se reporter à l'adresse www.postescanada.ca/servicespostaux pour obtenir les documents clés.

Les changements importants apparaissent en rouge dans la version électronique.

De plus, lorsque le document contient une modification ou une révision, la version sera modifiée comme suit  :

• lorsqu’un document contient une modification, la version de celui-ci sera modifiée comme suit : version 1.0, 2.0 ou 3.0, etc.
• lorsqu’un document contient une révision, la version de celui-ci sera modifiée comme suit : version 1.1, 1.2, 1.3, etc.
• en janvier, le numéro de la version repartira à 1.0.

Table des matières

Le client doit s'assurer de consulter la plus récente version du Guide de préparation et de tri préliminaire du courrier et des autres documents connexes, lesquels sont affichés sur le site Web de Postes Canada. Il doit tout particulièrement se reporter à l'adresse www.postescanada.ca/servicespostaux pour obtenir les documents clés.

Il incombe au client de respecter toutes les exigences mentionnées dans la convention.

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Aperçu

1.1	Qui devrait utiliser le présent guide?

Le présent guide s’adresse aux clients de Postes Canada. Il contient l’information requise pour préparer le courrier mécanisable qui sera déposé à Postes Canada en ce qui a trait aux services suivants :

• Médiaposte avec adresse – excluant Médiaposte avec adresse extradimensionnelle (MAA)
• Poste-lettres à tarifs préférentiels
• Poste-publications

1.1.1

Qu’est-ce que le courrier mécanisable?

Le courrier mécanisable est préparé de façon à permettre à Postes Canada de le traiter efficacement. Le type de courrier est clairement identifié et les articles de courrier sont disposés de manière à pouvoir être lus par le matériel automatisé de Postes Canada.

1.2	Exigences relatives au courrier mécanisable

Pour que le courrier soit admissible comme courrier mécanisable, il doit respecter toutes les exigences stipulées dans la convention conclue par le client avec Postes Canada, ainsi que toutes les exigences relatives au service et au type de courrier, notamment le taux de lisibilité, les dimensions et le poids. Le Tableau 1 résume ces exigences, mais le client doit également consulter le Guide du client du service correspondant (voir section 1.3 “Sources d’information”).

1.3	Sources d’information

Ce Guide de préparation et de tri préliminaire du courrier fait partie intégrante de la convention. Toute mention de la Convention désigne l’ensemble des documents mentionnés à la section 13 “Convention entière et modifications” des Conditions générales.

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Ce qu’il faut savoir avant de commencer

2.1	Étapes de préparation du courrier mécanisable

La préparation du courrier qui répond aux exigences passe par cinq étapes (voir la section 1.2 “Exigences relatives au courrier mécanisable” pour de plus amples renseignements) :

1. Choix du bon type de conteneur (Étape 1) – Placer les articles de courrier courts et longs (C/L) dans des conteneurs à lettres. Placer les articles de courrier surdimensionnés (surd.) dans des conteneurs à grands objets plats.
2. Placement du courrier correctement dans les conteneurs (Étape 2) – Placer les articles de courrier correctement permet au matériel automatisé de Postes Canada de fonctionner rondement.
3. Étiquetage des conteneurs (Étape 3) – Un étiquetage adéquat est essentiel pour que le courrier soit acheminé vers le centre de travail pertinent d’une installation de Postes Canada.
4. Préparation des monoteneurs et des palettes (Étape 4) – Les monoteneurs et les palettes facilitent grandement le déplacement du courrier, car cela permet à Postes Canada de manipuler un seul objet au lieu de plusieurs.
5. Dépôt du courrier (Étape 5) – Déposer le courrier à un emplacement approuvé et apporter tous les documents requis dûment remplis.

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Choix du bon type de conteneur (Étape 1)

Postes Canada utilise deux types de conteneurs à côtés rigides pour l’acheminement du courrier : les conteneurs à lettres et les conteneurs à grands objets plats. Ces conteneurs peuvent être obtenus de n’importe quel établissement de traitement de Postes Canada ou de l’entrepôt du matériel de Postes Canada à Toronto. Ces conteneurs possèdent des couvercles. Si le courrier mécanisable est déposé dans des monoteneurs, les couvercles sont facultatifs.

Les articles de courrier courts et longs (CL) doivent être placés dans un conteneur à lettres (reportez-vous à la Figure 1). Les articles de courrier surdimensionnés (surd.) doivent être placés dans un conteneur à grands objets plats (reportez-vous à la Figure 2).

Figure 1: Conteneur à lettres

Figure 2: Conteneur à grands objets plats

D’autres conteneurs à côtés rigides peuvent être utilisés s’ils satisfont aux spécifications du Tableau 3 et si l’approbation préalable de Postes Canada a été obtenue.

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Placement du courrier correctement dans les conteneurs (Étape 2)

4.1	Règles relatives au placement du courrier dans les conteneurs

1. Placer les articles de courrier dans le conteneur de sorte que l’adresse et la vignette postale (le cas échéant) soient tournées dans la même direction.

Figure 3:  

Figure 4:  

Figure 5:  

Figure 6:  

2. Utiliser tout l’espace disponible dans le conteneur.

Figure 7:  

Figure 8:  

3. Remplir tous les conteneurs au maximum; ils ne doivent pas peser plus de 22,7 kg (poids du conteneur et couvercle compris) lorsqu’ils sont remplis. Seul le dernier conteneur peut être moins rempli étant donné qu’il contient les articles de courrier restants. Si le client veut éviter que les articles de courrier ne soient ballottés dans un conteneur qui n’est pas plein, il peut mettre les articles en liasses ou ajouter du papier chiffonné à un bout du conteneur pour arrimer les articles de courrier.
4. S’assurer que tous les conteneurs possèdent leurs couvercles, à moins que le client dépose des monoteneurs ou qu’il aie pris d’autres dispositions avec Postes Canada.
5. S'assurer que les articles ne collent pas les uns aux autres car ils pourraient s'endommager pendant le traitement ou se bloquer dans les machines ou les endommager.

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Étiquetage des conteneurs (Étape 3)

5.1	Étiquetage des conteneurs

Placer les étiquettes dans les porte-étiquettes sur les conteneurs avant d’y déposer les articles de courrier.

Il n’est pas nécessaire d’étiqueter chaque conteneur si tous les conteneurs sont placés le client place tous les conteneurs dans des monoteneurs ou sur des palettes – Postes Canada exige des étiquettes pour chaque monoteneur ou palette indiquant l’établissement mécanisé de destination (voir la section 6 “Préparation des monoteneurs et des palettes (Étape 4)”.

5.2	Production d’étiquettes de conteneurs

Si le client produit des étiquettes à l’aide des modèles de Postes Canada ou s’il produit ses propres étiquettes, le site www.postescanada.ca/servicespostaux sous Étiquettes de conteneurs, offre des maquettes prêtes à photographier pour les modèles et présente les spécifications de Postes Canada liées à la production de ses propres étiquettes.

5.2.1

Instructions spéciales

• impression de l’étiquette recto seulement;
• les étiquettes doivent entrer dans le porte-étiquettes (ou sur le manchon en plastique sur le côté du conteneur de Postes Canada) et pouvoir facilement en être retirées;
• les étiquettes doivent être bilingues;
• les articles de la Poste-publications à délai convenu doivent comporter la couleur terra cotta (nuancier Pantone 470);
• si le courrier est déposé à l’établissement mécanisé où il sera traité (par exemple, le courrier destiné à Vancouver qui est déposé à l’établissement de Vancouver; voir la section 8.1 “Établissements de dépôt”), il n’est pas nécessaire d’indiquer l’établissement de destination sur l’étiquette du conteneur.

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Préparation des monoteneurs et des palettes (Étape 4)

Postes Canada encourage ses clients à grouper les conteneurs à lettres et les conteneurs à grands objets plats en utilisant des palettes ou des monoteneurs. Durant les périodes de pointe (comme les Fêtes), il se peut que le client ne puisse pas obtenir le nombre de monoteneurs désiré.

Les monoteneurs et les palettes gardent ensemble le courrier prévu pour une Commande (Déclaration de dépôt) ou pour la même destination (par exemple, tout le courrier destiné à Vancouver arrive sur une seule palette), ce qui réduit la manutention et aide à l’arrivée en même temps d’un envoi complet à une destination donnée.