Tri préliminaire de la Poste-lettres^MC

Modifications et révisions

Le client doit s'assurer de consulter la plus récente version du Guide de préparation et de tri préliminaire du courrier (comprenant toutes les modifications apportées) et des autres documents connexes, lesquels sont affichés sur le site Web de Postes Canada. Il doit tout particulièrement se reporter à l'adresse www.postescanada.ca/servicespostaux pour obtenir les documents clés.

Les changements importants apparaissent en rouge dans la version électronique.

De plus, lorsque le document contient une modification ou une révision, la version sera modifiée comme suit  :

• lorsqu’un document contient une modification, la version de celui-ci sera modifiée comme suit : version 1.0, 2.0 ou 3.0, etc.
• lorsqu’un document contient une révision, la version de celui-ci sera modifiée comme suit : version 1.1, 1.2, 1.3, etc.
• en janvier, le numéro de la version repartira à 1.0.

Table des matières

Le client doit s'assurer de consulter la plus récente version du Guide de préparation et de tri préliminaire du courrier et des autres documents connexes, lesquels sont affichés sur le site Web de Postes Canada. Il doit tout particulièrement se reporter à l'adresse www.postescanada.ca/servicespostaux pour obtenir les documents clés.

Il incombe au client de respecter toutes les exigences mentionnées dans la convention.

Avis à l’intention des concepteurs de logiciels de tri préliminaire : En cas de divergence entre le présent guide et les Spécifications techniques visant le tri préliminaire, ce sont ces dernières qui priment.

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Aperçu

1.1	Qui devrait utiliser le présent guide?

Le présent guide s’adresse aux clients de Postes Canada qui utilisent un logiciel de tri préliminaire. Il décrit la marche à suivre pour procéder au tri préliminaire uniquement pour le service suivant :

• Poste-lettres à tarifs préférentiels^MC

Vous trouverez à l’adresse www.postescanada.ca/servicespostaux une liste de documents connexes qui présentent en détail les exigences, les critères d’admissibilité, les modalités et les tarifs du service Poste-lettres à tarifs préférentiels.

1.1.1

Que sont le tri préliminaire et la préparation du courrier?

La préparation du courrier est l’activité qui consiste à redresser les articles de courrier, à les conteneuriser et à désigner les conteneurs. Ces tâches ont pour objet de permettre le traitement mécanisé du courrier (s’il y a lieu), de le protéger, d’en déterminer le type et d’en faciliter la manutention.

Le tri préliminaire du courrier comprend le tri par ordre séquentiel, le groupement, la mise en conteneurs des articles de courrier ainsi que l’identification des conteneurs, afin de permettre à Postes Canada d’éviter diverses étapes et installations de traitement au sein de son réseau de distribution du courrier.

1.1.2

Qu’est-ce que le tri préliminaire du service Poste-lettres?

L’option de tri préliminaire permet au client d’effectuer le tri préliminaire du courrier (c’est-à-dire effectuer le tri séquentiel du courrier, le regrouper puis le placer dans des conteneurs) à l’aide d’un logiciel de tri reconnu par Postes Canada. Cette option permet d’ailleurs à Postes Canada d’éviter diverses étapes de traitement ainsi que des installations au sein de son réseau de distribution du courrier en plus de permettre à ses clients de réaliser certaines économies. L’option de tri préliminaire est utilisée par des clients (p. ex., des entreprises de services publics ou des banques). Cette option requiert que le client soumette au moins 500 articles de courrier par dépôt.

1.2	Exigences en matière de tri préliminaire du service Poste-lettres

Pour être admissibles au tri préliminaire :

• le dépôt doit comprendre au moins 500 articles identiques;
• les articles de courrier doivent être postés au Canada aux fins de livraison au Canada;
• les articles de courrier doivent répondre à toutes les exigences physiques de Postes Canada en ce qui concerne le service et le type de courrier, notamment les dimensions et le poids.Consultez le Guide du client du service correspondant (voir la section 1.3 “Sources d’information”)
• les articles doivent répondre à toutes les exigences précisées dans la convention de vente du client, dans les Spécifications techniques visant le tri préliminaire et dans le Guide des postes du Canada;
• le client doit utiliser un logiciel de tri préliminaire reconnu par Postes Canada pour son envoi.

L’amalgamation des envois Poste-lettres à tarifs préférentiels est interdite. Il y a amalgamation lorsque un certain nombre d’envois distincts et visiblement différents sont combinés afin de respecter les exigences en matière de volume minimal ou d’atteindre un nombre suffisant pour bénéficier de tarifs réduits.

1.3	Sources d’information

Ce Guide de préparation et de tri préliminaire du courrier fait partie intégrante de la convention. Toute mention de la Convention désigne l’ensemble des documents mentionnés à la section 13 “Convention entière et modifications” des Conditions générales.

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Ce qu’il faut savoir avant de commencer

La présente section décrit les renseignements de base liés aux codes postaux, aux codes de modes de livraison, au tri séquentiel par ordre alphanumérique et au Schéma de tri préliminaire national (STPN) nécessaires pour préparer des envois du service de tri préliminaire de la Poste-lettres.

2.1	Le code postal

Le code postal fait partie intégrante de toutes les adresses postales au Canada. Il a été conçu pour faciliter le tri, tant mécanisé que manuel.

Le code postal est un code alphanumérique à six caractères selon le format ANA NAN dans lequel le « A » représente une lettre de l’alphabet et le « N », un chiffre. Par exemple, le code postal M4B 1G5 est composé de deux parties (comme l’indique la Figure 1).

Figure 1: Parties du code postal

Le premier segment (c.-à-d. les trois premiers caractères) désigne la région de tri d’acheminement (RTA). La première lettre indique la région géographique principale (comme l’indique le Tableau 3).

Les trois derniers caractères désignent une unité de distribution locale (UDL). Il s’agit de la plus petite unité de livraison faisant partie d’une RTA. Dans les zones urbaines, l’UDL peut indiquer un îlot (un côté de rue entre deux intersections), un seul immeuble ou, dans certains cas, un gros destinataire de courrier. Dans les zones rurales (tel que l’indique le zéro dans la RTA), l’UDL se combine avec la RTA pour définir une collectivité rurale précise.

Pour obtenir de plus amples renseignements sur les codes postaux, consultez le site
www.postescanada.ca/guidedespostes sous Directives d’adressage.

2.2	Code de mode de livraison

Le code de mode de livraison (CML) est indiqué à la droite d’une adresse (comme l’indique la Figure 2) et indique un type de livraison précis ainsi qu’un itinéraire de livraison précis pour le courrier urbain. Chaque article du courrier urbain doit indiquer le CML en vue du tri préliminaire de la Poste-lettres.

Figure 2: Code de mode de livraison

Le CML comprend le caractère de vérification du mode de livraison et le numéro de mode de livraison (NML).

2.2.1

Caractère de vérification du mode de livraison

Le caractère de vérification du mode de livraison doit figurer sur chaque article du courrier rural et urbain en vue du tri préliminaire de la Poste-lettres à tarifs préférentiels.

Le caractère de vérification du mode de livraison désigne la version des données sur les modes de livraison qui a été utilisée pour la préparation d’un envoi. Ce code paraît sur l’article et est changé toutes les cinq ou six semaines. Il permet à l’Unité de vérification du courrier reçu (UVCR) de déterminer si le client utilise le ruban de tri préliminaire actuel. Le caractère de vérification du mode de livraison doit être indiqué entre parenthèses (voir la Figure 2: « Code de mode de livraison »).

2.2.2

Numéro de mode de livraison

Le numéro de mode de livraison (NML) représente une combinaison de caractères alphabétiques et numériques pour désigner un type de livraison du courrier donné dans une région urbaine (voir la Figure 2). Il comprend le type de mode de livraison (p. ex., H) et l’identificateur de mode de livraison. Il n’y a pas de NML pour les codes postaux ruraux.

L’objectif du NML est d’indiquer la manière de regrouper les articles : les articles portant le même NML seront mis ensemble.

Les caractères alphabétiques du NML désignent le type de mode de livraison. Les types de mode de livraison sont désignés par les lettres suivantes :

A = Livraison à une adresse d’îlot

B = Livraison à un immeuble d’habitation

E = Livraison à un immeuble commercial

G = Livraison à un gros destinataire de courrier

H = Livraison par l’entremise d’une route rurale

J = Poste restante

K = Livraison à une case postale (CP), et non à une boîte postale communautaire (BPCOM)

M = Livraison à un gros destinataire de courrier (case postale)

T = Livraison par l’entremise d’un service suburbain

X = Livraison par l’entremise d’un itinéraire de distribution postale motorisée

Z = Code postal retiré (livraison interrompue à ce code)

La lettre désignant le type de mode de livraison n’est pas toujours nécessaire. Par exemple, il est possible qu’un même facteur desserve les types de modes de livraison A, B, E et G. Le cas échéant, puisque le logiciel regroupe les quatre types de modes de livraison ensemble pour un même itinéraire de facteur (c’est-à-dire les caractères numériques), il n’imprimera pas le caractère alphabétique déterminant le type de mode de livraison (comme l’indique la Figure 3).

Figure 3: Type de mode de livraison

2.2.3

Emplacement du code de mode de livraison

Le CML peut figurer jusqu’à deux lignes au-dessus du bloc-adresse ou à trois ou quatre espaces vides à la droite d’une ligne quelconque du bloc-adresse ne contenant aucune donnée liée à l’adresse de livraison, c’est-à-dire des lignes comprenant le nom de l’entreprise, le nom et le titre des destinataires et le nom d’un immeuble. Il ne peut pas figurer sur la même ligne que l’adresse municipale, le nom de la ville ou de la province ou le code postal.

Voir la Figure 4, Figure 5 et Figure 6 pour des exemples d’emplacement.

Figure 4: Exemple n^o 1 (emplacement du CML)

Figure 5: Exemple n^o 2 (emplacement du CML)

Figure 6: Exemple n^o 3 (emplacement du CML)

2.3	Tri séquentiel par ordre alphanumérique

2.3.1

Tri séquentiel par ordre alphanumérique en fonction des numéros de mode de livraison

Postes Canada exige que les regroupements fassent l’objet d’un tri séquentiel par ordre alphanumérique en fonction du NML. À partir des NML, ils peuvent ensuite être triés par RTA, puis par UDL au sein de chaque installation de livraison.

Le logiciel effectue d’abord le tri des dossiers comportant des NML ayant uniquement des caractères numériques par ordre numérique ascendant (p. ex., 1, 2, 3, etc.). Il effectue ensuite un tri des NML comportant des caractères alphabétiques se trouvant à l’extrême gauche par ordre alphabétique, par ordre ascendant, puis par ordre ascendant de tout caractère numérique (p. ex., CF, DIR, GD, H1, H10, H11, etc.).

Dans le cas du tri séquentiel global des NML, Postes Canada privilégie l’ordre ascendant. Si le client privilégie l’ordre descendant, il est possible de l’employer à condition de le faire pour l’ensemble de l’envoi (comme l’indique le Tableau 4).

2.3.2

Tri séquentiel par code postal

Ce type de tri séquentiel est généralement effectué après le tri par NML. Cette étape est généralement exécutée par le logiciel.

Au moment de procéder au tri séquentiel par code postal, effectuer d’abord un tri séquentiel par RTA (les trois premiers caractères), tel qu’il est illustré dans la Figure 7.

Figure 7:  

Ensuite, pour chaque RTA, procéder au tri séquentiel par UDL (les trois derniers caractères du code postal), tel qu’il est illustré dans le Tableau 5.

2.4	Schéma de tri préliminaire national pour la Poste-lettres

Le Schéma de tri préliminaire national (STPN) comprend deux schémas, à savoir celui se rapportant aux produits de la Poste-lettres et celui se rapportant à des produits autres que la Poste-lettres. Dans le cas du tri préliminaire de la Poste-lettres, il faut utiliser le STPN se rapportant aux produits de la Poste-lettres.

Le Schéma de tri préliminaire national (STPN) pour la Poste-lettres est un ensemble de tableaux indiquant la façon dont le courrier est regroupé dans le réseau de distribution du courrier de Postes Canada, en commençant par la RTA.

Le STPN est utilisé pour tous les procédés de tri préliminaire de Postes Canada, y compris le tri préliminaire de la Poste-lettres. Le STPN comporte quatre niveaux d’accès :

• niveau 1 : Installation de livraison (rurale ou urbaine);
• niveau 2 : Centre de regroupement du courrier urbain;
• niveau 3 : Centre de desserte postale (CDP);
• niveau 4 : Centre de regroupement du courrier d’acheminement (CRCA).

Le respect du niveau d’accès du STPN est essentiel au classement, au regroupement, à la conteneurisation et à l’étiquetage du courrier aux fins de tri préliminaire (comme l’indique la Figure 8).

Figure 8: Illustration du STPN

Pour éviter les retards et les frais liés à une manutention supplémentaire, il faut utiliser la version actuelle du Schéma de tri préliminaire national pour la Poste-lettres, accessible à partir du www.postescanada.ca/stpn sur le site Web de Postes Canada.