Poste-lettres à tarifs préférentiels^MC –
Guide du client

En vigueur le 14 janvier 2008

Mises à jour importantes
pour janvier 2008

Le tableau suivant énumère les modifications importantes apportées au présent Guide du client, y compris les liens aux sections modifiées.

• modification du terme « court et long ou (CL) » à « court et long (CL) » et du terme « surdimensionné ou (surd.) » à « surdimensionné (surd.) »;
• modification du terme « service de la Poste-lettres à tarifs préférentiels » à « du service Poste-lettres à tarifs préférentiels ».

Table des matières

1

Aperçu du service

1.1	Objet du Guide du client – Poste-lettres à tarifs préférentiels

Ce Guide du client renferme des renseignements détaillés visant à aider le client¹ à tirer le maximum du service Poste-lettres à tarifs préférentiels de Postes Canada.

Il fait partie intégrante de la convention que le client a signée avec Postes Canada. En outre, il précise les circonstances et les autres modalités qui s’appliquent à ce service.

Le client doit s'assurer de consulter la plus récente version du Guide du client et des autres documents connexes, lesquels sont affichés sur le site Web de Postes Canada. Il doit tout particulièrement se reporter à l'adresse www.postescanada.ca/servicespostaux pour obtenir les documents clés.

Il incombe au client de respecter toutes les exigences mentionnées dans la convention du service Poste-lettres à tarifs préférentiels.

1.2	Qu’est-ce que le service Poste-lettres à tarifs préférentiels?

Le service Poste-lettres à tarifs préférentiels désigne une catégorie du service Poste-lettres qui regroupe des articles identiques de courrier standard [anciennement connu sous le nom de « COURT ET LONG (CL) »] et surdimensionné (surd.), tel que défini par Postes Canada, qui doivent être déposés et livrés au Canada.

Afin de se prévaloir des tarifs du service Poste-lettres à tarifs préférentiels, le client doit conclure une convention avec Postes Canada et s’assurer que le courrier respecte les exigences établies par Postes Canada. Ces exigences comprennent notamment la préparation et le tri préliminaire du courrier, l’exactitude des adresses, les taux d’acceptabilité et de lisibilité requis pour le traitement du courrier, les dimensions, le poids, le procédé de passation d’une Commande (Déclaration de dépôt) à l’aide des Outils électroniques d’expédition (OEE) et autres.

Dans la catégorie Poste-lettres à tarifs préférentiels, deux (2) options de préparation et de tri préliminaire du courrier sont offertes :

• le courrier standard et surdimensionné (surd.) mécanisable;
• le tri préliminaire du courrier standard et surdimensionné (surd.).

Vous trouverez à l’adresse www.postescanada.ca/pltpdocumentsdesoutien, une liste de documents connexes qui présentent en détail les exigences liées au service Poste-lettres à tarifs préférentiels.

1.2.1

Aperçu du courrier standard et surdimensionné (surd.) mécanisable

On entend par courrier mécanisable le courrier qui doit être préparé de manière à en permettre le traitement par l’entremise des machines de traitement automatisé du courrier de Postes Canada. Il est nécessaire d’obtenir un taux de lisibilité d’au moins 80 % pour les articles standards et d’au moins 70 % pour les articles surdimensionnés (surd.) afin d’être admissible au tarif du courrier mécanisable. Il est nécessaire d’obtenir un taux de lisibilité de 95 % pour les articles standards et de 85 % pour les articles surdimensionnés (surd.) afin d’éviter des rajustements ou des frais supplémentaires. Le courrier mécanisable ne peut être déposé qu’à des établissements mécanisés approuvés. Un dépôt minimal de 5 000 articles identiques est requis.

1.2.2

Aperçu du tri préliminaire du courrier standard et surdimensionné (surd.)

On entend par le tri préliminaire du service Poste-lettres le courrier qui doit être trié selon un ordre séquentiel, groupé et placé dans des conteneurs de manière à permettre à Postes Canada d’éviter diverses étapes et installations de traitement au sein de son réseau de distribution du courrier. Un dépôt minimal de 500 articles identiques est requis.

1.3	Normes de service

Les normes de service sont une estimation du temps qui pourrait être nécessaire pour livrer le courrier du point de dépôt aux points de destination. Ces normes de service ne sont pas garanties.

Voici un aperçu général des normes de service Poste-lettres à tarifs préférentiels :

Ces normes de service ne s’appliquent pas aux régions du Nord ni aux centres éloignés aux termes définis par Postes Canada.

Pour obtenir de plus amples renseignements, reportez-vous au chapitre Normes de service à la section 3 “Services de Marketing direct et du Courrier transactionnel du régime intérieur” du Guide des postes du Canada.

1.4	Caractéristiques et options du service

1.4.1

Caractéristiques

Une caractéristique est comprise dans le service de base.

1.4.1.1

Réexpédition

Un article du service Poste-lettres à tarifs préférentiels qui ne peut être livré à l’adresse indiquée parce que le destinataire a déménagé sera réexpédié sans frais supplémentaires si un Avis de changement d’adresse (ACA) est en vigueur.

1.4.1.2

Renvoi à l’expéditeur

Les articles Poste-lettres à tarifs préférentiels qui ne peuvent être livrés ou pour lesquels aucun Avis de changement d’adresse (ACA) n’est en vigueur seront retournés sans frais à l’expéditeur lorsqu’une adresse de retour au Canada figure à l’extérieur de l’article. Lorsque l’adresse de retour figure à l’intérieur de l’article, il sera retourné à l’expéditeur, moyennant des frais.

1.4.2

Options

Une option est une valeur ajoutée au service qui n’est pas automatiquement offerte dans le cadre du service de base.

1.4.2.1

Ne pas faire suivre

Cette option est offerte en vertu d’une convention distincte et permet au client d’exiger qu’un article Poste-lettres à tarifs préférentiels du régime intérieur qui ne peut être livré à l’adresse indiquée parce que le destinataire a rempli un Avis de changement d’adresse (ACA) de Postes Canada, soit renvoyé à l’adresse de l’expéditeur indiquée sur l’article plutôt que réexpédié au destinataire.

1.4.3

Articles Poste-lettres à tarifs préférentiels non distribuables

Un article Poste-lettres à tarifs préférentiels sera traité comme un article non distribuable dans les situations suivantes :

• l’adresse indiquée sur l’article est incomplète ou n’est pas valide;
• l’article porte une adresse qui n’existe pas;
• l’article est refusé par son destinataire;
• la livraison est interdite par la loi;
• l’article ne peut être livré au destinataire pour toute autre raison.

Les articles non distribuables Poste-lettres à tarifs préférentiels qui ne peuvent être réexpédiés seront jetés ou recyclés, à la discrétion de Postes Canada.

2

Contenu, présentation et caractéristiques physiques

Pour être admissibles au service Poste-lettres à tarifs préférentiels, les articles déposés doivent satisfaire aux critères précis qui caractérisent le service Poste-lettres à tarifs préférentiels et doivent être conditionnés pour l’expédition de manière à prévenir la perte ou l’endommagement de tout article et à faciliter l’examen de chaque article.

Quant aux envois présentés comme des articles Poste-lettres à tarifs préférentiels qui ne respectent pas les exigences liées au contenu, à la présentation et aux caractéristiques physiques du service Poste-lettres à tarifs préférentiels et qui ne respectent pas les exigences en matière de préparation du courrier et autres énoncées dans la présente convention, des rajustements tarifaires ou des frais supplémentaires pourraient être imposés ou les envois pourraient ne pas être admissibles aux services et aux tarifs du service Poste-lettres à tarifs préférentiels.

Veuillez consulter la section 5 “Critères d’admissibilité” et la section 6 “Suppléments”, des Conditions générales. Visitez le site www.postescanada.ca/guides_du_client pour obtenir de plus amples renseignements sur les suppléments.

2.1

Contenu

2.1.1

Quels envois sont admissibles au service Poste-lettres à tarifs préférentiels?

Un article Poste-lettres à tarifs préférentiels peut être :

• une lettre;
• une carte;
• une carte postale;
• un envoi à découvert;
• un rapport annuel, semestriel ou trimestriel;
• une procuration;
• un sondage;
• un avis d’élection au niveau fédéral, provincial ou municipal;
• un reçu ou une facture (ou un document semblable qui contient des renseignements financiers);
• un CD ou un DVD (doit être soumis à Postes Canada pour une mise à l’essai et l’obtention d’une approbation);
• un aimant flexible
• des renseignements sur un produit ou un service.

2.1.2

Pièces jointes

Le service Poste-lettres à tarifs préférentiels peut comporter des pièces jointes, à condition qu’elles ne nuisent pas au traitement mécanisé. Les pièces jointes faites d’une matière autre que le papier doivent être approuvées au préalable, à l’exception des cartes en plastique qui respectent les exigences en matière de flexibilité décrites dans les Normes postales canadiennes. Consultez le site www.postescanada.ca/normespostales pour obtenir de plus amples renseignements.

2.1.3

Quels envois ne sont pas admissibles au service Poste-lettres à tarifs préférentiels?

Pour être admissibles au service Poste-lettres à tarifs préférentiels, les articles déposés doivent satisfaire aux critères précis qui caractérisent le service Poste-lettres à tarifs préférentiels et doivent être conditionnés pour l’expédition de manière à prévenir la perte ou l’endommagement de tout article et à faciliter l’examen de chaque article.

L’amalgamation des envois du service Poste-lettres à tarifs préférentiels est interdite. Il y a amalgamation lorsque un certain nombre d’envois distincts et visiblement différents sont combinés afin de respecter les exigences en matière de volume minimal ou d’atteindre un nombre suffisant pour bénéficier de tarifs réduits. Veuillez vous reporter à la rubrique « Propriété du courrier » à la section 6.2 “Conditions générales”.

2.1.4

Objets inadmissibles

En général, les objets inadmissibles sont des articles :

• qui sont défendus par la loi (c.-à-d. qu’ils sont illégaux, obscènes ou frauduleux);
• qui ne peuvent être expédiés parce qu’ils ne respectent pas certaines caractéristiques physiques ou certaines exigences relatives aux marques;
• qui contiennent des produits ou des substances qui pourraient :

• blesser ceux qui doivent les manipuler;
• endommager le matériel postal et d’autres articles de courrier;
• coincer d’autres articles de courrier.

Tout article qui porte un timbre-poste altéré qui constitue une violation de l’article 52 de la Loi sur la Société canadienne des postes, ou qui porte une mention ou une marque à l’encontre de l’article 58 de cette Loi est également considéré comme un objet inadmissible.

Pour obtenir de plus amples renseignements sur les restrictions visant les objets inadmissibles, consultez le Guide des postes du Canada à l’adresse www.postescanada.ca/guidedespostes, sous Objets inadmissibles.

Il relève du client de veiller à ce qu’un article ne contienne aucun matériel inadmissible et qu’il puisse être expédié par la poste.

2.2	Présentation

Tous les articles Poste-lettres à tarifs préférentiels doivent être identiques sur le plan de la conception et des caractéristiques physiques.

Cependant :

• le poids, l’épaisseur et la couleur de l’emballage extérieur peuvent différer; toutefois, il est préférable d’éviter des couleurs comme le bleu foncé, le rouge, le noir, le vert foncé et le brun foncé;
• les articles standards ne peuvent être expédiés dans un emballage transparent;
• les articles standards doivent être de forme rectangulaire et le rapport entre la longueur et la hauteur doit être d’au moins 1,3:1 et d’au plus 2,6:1;
• les articles standards et surdimensionnés (surd.) doivent être complètement cachetés;
• les articles surdimensionnés (surd.) mécanisables et prétriés du service Poste-lettres à tarifs préférentiels doivent être de forme rectangulaire;
• le rapport entre la hauteur et la longueur ne s’applique pas aux articles surdimensionnés (surd.) mécanisables et surdimensionnés (surd.) prétriés du service Poste-lettres;
• les articles surdimensionnés (surd.) peuvent être expédiés dans un emballage transparent fermé à condition que l’étiquette-adresse soit apposée à l’intérieur ou sur le film plastique. S’il est impossible d’écrire sur le plastique, le film plastique devrait comprendre une bande blanche opaque d’une largeur de 20 mm. L’étiquette-adresse devrait être suffisamment grande pour qu’il soit possible d’y apposer les mentions postales. S’il est possible d’écrire sur l’emballage transparent fermé, un échantillon de l’enveloppe doit être présenté à Postes Canada à des fins de mise à l’essai et d’approbation.

2.2.1

Adressage

Chaque article Poste-lettres à tarifs préférentiels doit être adressé à un particulier ou à une entreprise. L’adresse doit être complète et comporter le code postal valide s’y rapportant.

L’emplacement de l’adresse et de la fenêtre doit être le même sur tous les articles. L’adresse de retour peut différer, à condition que l’adresse proprement dite ou le nom ou le logo de l’entreprise à laquelle les articles doivent être retournés soit identique. Une seule adresse de retour, au Canada uniquement, est acceptée.

Pour les envois du service Poste-lettres à tarifs préférentiels, l’emplacement de la fenêtre destinée à l’adresse et la pellicule qui la recouvre doivent être conformes aux exigences stipulées dans les Normes postales canadiennes (rubrique sur le service Poste-lettres). Consultez le site www.postescanada.ca/normespostales pour obtenir de plus amples renseignements.

Figure 1 : Exemples d’adresses de retour

Pour obtenir de plus amples renseignements sur l’adressage, consultez le Guide des postes du Canada à l’adresse www.postescanada.ca/guidedespostes, sous Directives d’Adressage.

2.2.2

Marques

Le client ne peut utiliser les vignettes postales (y compris la vignette postale personnalisée*), les logos, les marques de commerce ou les marques de Postes Canada que s’il a obtenu le consentement par écrit de cette dernière. L’utilisation qu’en fait le client doit être strictement conforme au consentement accordé. Toute utilisation non autorisée constitue une infraction à la Loi sur la Société canadienne des postes.

Il faut noter que tout article sera considéré comme un objet inadmissible s’il porte, à l’extérieur, une marque ou une étiquette possédant l’une des caractéristiques suivantes qui n’a pas été fournie ou autorisée par Postes Canada :

• toute illustration susceptible d’être prise pour un timbre-poste, une empreinte d’affranchissement, une étiquette de service ou toute autre marque qui suggère que l’affranchissement a été acquitté;
• toute étiquette ou tout message imprimé qui évoque que l’objet recevra un traitement particulier, une livraison rapide ou d’autres services postaux qui n’auraient pas été achetés par le client (cependant, le client peut apposer sur les articles des étiquettes à l’intention du destinataire qui présentent des directives clairement et uniquement liées au contenu de l’envoi et qui n’auront pas pour effet de faire de celui-ci un objet inadmissible);
• toute reproduction d’une étiquette, d’une mention ou d’une marque utilisée par Postes Canada qui pourrait créer une confusion et avoir des répercussions sur le traitement de l’article, p. ex. une confusion quant au service pour lequel le client a payé.

Avant de procéder à l’impression de ces étiquettes, messages ou autres marques, il incombe au client de soumettre à Postes Canada une proposition à cet effet et de la faire approuver.

2.3	Caractéristiques physiques

Chaque article Poste-lettres à tarifs préférentiels doit être scellé, être de forme rectangulaire et répondre aux normes en matière de dimensions et de poids.

3

Préparation du courrier

La préparation adéquate du courrier est une étape importante permettant d’assurer que les articles du service Poste-lettres à tarifs préférentiels sont traités et livrés de façon efficace. Des rajustements tarifaires ou des frais supplémentaires ou les deux peuvent être imposés au client pour le courrier qui n’a pas été préparé correctement.

3.1	Préparation et tri préliminaire du courrier

La préparation du courrier est l’activité qui consiste à redresser les articles de courrier, à les conteneuriser et à désigner les conteneurs. Ces tâches ont pour objet de permettre le traitement mécanisé du courrier (s’il y a lieu), de le protéger, d’en déterminer le type et d’en faciliter la manutention.

Le tri préliminaire du courrier comprend le tri par ordre séquentiel, le groupement, la mise en conteneurs des articles de courrier ainsi que l’identification des conteneurs, afin de permettre à Postes Canada d’éviter diverses étapes et installations de traitement au sein de son réseau de distribution du courrier.

Consultez le site www.postescanada.ca/preparationcourrier pour obtenir de plus amples renseignements au sujet de la préparation et du tri préliminaire du courrier.

3.2	Résumé des options et des principales exigences

3.2.1

Courrier mécanisable

On entend par courrier mécanisable le courrier qui doit être préparé de manière à en permettre le traitement par l’entremise des appareils de traitement automatisé du courrier de Postes Canada.

Exigences relatives à la lisibilité par machine et évaluation d’échantillons