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Table des matières
Ce Guide du client renferme des renseignements détaillés visant à aider le client1 à tirer le maximum du service Poste-catalogues de Postes Canada. Afin de faciliter la lecture du présent Guide, nous avons utilisé le masculin comme genre neutre pour désigner aussi bien les femmes que les hommes.
Il fait partie intégrante de la convention que le client a signée avec Postes Canada. En outre, il précise les circonstances et les autres modalités qui s’appliquent à ce service. Le client doit s'assurer de consulter la plus récente version du Guide du client et des autres documents connexes, lesquels sont affichés sur le site Web de Postes Canada. Il doit tout particulièrement se reporter à l'adresse www.postescanada.ca/servicespostaux pour obtenir les documents clés. Il incombe au client de respecter toutes les exigences mentionnées dans la convention du service Poste-catalogues.
On entend par Poste-catalogues les articles du régime intérieur (c.-à-d. une catégorie de courrier qui doit être déposé au Canada pour livraison au Canada), qui doivent satisfaire à certaines exigences pour être admissibles aux tarifs du service Poste-catalogues. Le terme « Poste-catalogues » désigne tout imprimé composé de pages reliées ou cousues qui sert expressément à vendre ou à promouvoir des produits ou des services. Voici quelques exemples d’articles Poste-catalogues qui sont acceptables : Vous trouverez à l’adresse www.postescanada.ca/catdocumentsdesoutien, une liste de documents connexes qui présentent en détail les exigences liées au service Poste-catalogues.
Les normes de service sont une estimation du temps qui pourrait être nécessaire pour livrer le courrier du point de dépôt aux points de destination. Ces normes de service ne sont pas garanties. Voici un aperçu général des normes de service établies pour le service Poste-catalogues :
Pour obtenir de plus amples renseignements, reportez-vous au chapitre « Normes de service » à la section 3 “Services de Marketing direct et du Courrier transactionnel du régime intérieur” du Guide des postes du Canada.
Une caractéristique est comprise dans le service de base.
Un article Poste-catalogues qui ne peut être livré à l’adresse indiquée parce que le destinataire a déménagé sera réexpédié sans frais supplémentaires si un Avis de changement d’adresse (ACA) est en vigueur. Les articles portant le nom du destinataire suivi de la mention « OU À L’OCCUPANT » ou d’une mention semblable et ceux portant un descripteur non personnalisé (y compris « À L’OCCUPANT ») ne seront pas réexpédiés. En pareil cas, l’article sera livré à l’adresse de destination initiale indiquée.
Une option est une valeur ajoutée au service qui n’est pas automatiquement offerte dans le cadre du service de base.
Postes Canada retournera l’article à l’expéditeur au tarif en vigueur de l’option Renvoi à l’expéditeur dans les cas suivants :
Les articles portant le nom du destinataire suivi de la mention « OU À L’OCCUPANT » ou d’une mention semblable et ceux portant un descripteur non personnalisé (y compris « À L’OCCUPANT ») ne seront pas renvoyés à l’expéditeur. En pareil cas, l’article sera livré à l’adresse de destination initiale indiquée. Si aucun Avis de changement d’adresse (ACA) n’est en vigueur pour le destinataire et que l’article ne porte pas la vignette postale PORT DE RETOUR GARANTI appropriée, l’article sera considéré comme un envoi non distribuable et jeté ou recyclé à la discrétion de Postes Canada.
Postes Canada retournera l’article à l’expéditeur avec l’adresse corrigée, au tarif en vigueur de l’option Correction d’adresse, dans les cas suivants :
Si aucun Avis de changement d’adresse (ACA) n’est en vigueur pour le destinataire, l’article sera retourné à l’expéditeur sans correction d’adresse et le tarif approprié de l’option Renvoi à l’expéditeur sera facturé. Si aucun Avis de changement d’adresse (ACA) n’est en vigueur et l’article ne porte pas la vignette postale CORRECTION D’ADRESSE DEMANDÉE – PORT DE RETOUR GARANTI appropriée, l’article sera considéré comme un envoi non distribuable et jeté ou recyclé à la discrétion de Postes Canada. Si un Avis de changement d’adresse (ACA) est en vigueur pour le destinataire, mais que ce dernier n’a pas autorisé Postes Canada à divulguer sa nouvelle adresse, l’article sera acheminé au destinataire à sa nouvelle adresse sans que des frais ne soient facturés à l’expéditeur. Les articles portant le nom du destinataire suivi de la mention « OU À L’OCCUPANT » ou d’une mention semblable et ceux portant un descripteur non personnalisé (y compris « À L’OCCUPANT ») ne seront pas admissibles à l’option Correction d’adresse. En pareil cas, l’article sera livré à l’adresse de destination initiale indiquée.
Un article Poste-catalogues sera traité comme un article non distribuable dans les situations suivantes :
Les articles Poste-catalogues non distribuables seront jetés ou recyclés, à la discrétion de Postes Canada.
Pour être admissibles au service Poste-catalogues, les articles déposés doivent satisfaire aux critères précis qui caractérisent le service Poste-catalogues et doivent être conditionnés pour l'expédition, de manière à prévenir la perte ou l'endommagement des articles et à faciliter l'examen de chacun d’eux. Assurez-vous que chaque article est admissible et tenez compte de ce qui suit :
Reportez-vous aux chapitres « L’ABC de l’expédition » et « Objets inadmissibles » du Guide des postes du Canada à l'adresse www.postescanada.ca/guidedespostes pour obtenir de plus amples renseignements. Quant aux envois présentés comme des articles Poste-catalogues qui ne respectent pas les exigences liées au contenu, à la présentation et aux caractéristiques physiques des articles Poste-catalogues et qui ne respectent pas les exigences en matière de préparation du courrier et autres énoncées dans la présente convention, des rajustements tarifaires ou des frais supplémentaires pourraient être imposés ou les envois pourraient ne pas être admissibles aux services et aux tarifs du service Poste-catalogues. Veuillez consulter la section 5 “Critères d’admissibilité” et la section 6 “Suppléments”, des Conditions générales. Visitez le site www.postescanada.ca/guides_du_client pour obtenir de plus amples renseignements sur les suppléments.
Pour être admissible au service Poste-catalogues, un envoi doit comprendre des articles formés de pages reliées ou cousues qui sont expressément conçus pour vendre ou pour promouvoir des produits ou des services. Il s’agit notamment de catalogues promotionnels, de listes de produits, de répertoires et de calendriers universitaires.
En ce qui concerne les articles Poste-catalogues non scellés, les encarts ne sont permis que s’ils sont bien fixés au catalogue. Un encart est un imprimé sur papier ou sur carton bien attaché au catalogue. Les articles suivants peuvent être insérés ou joints à un article scellé du service Poste-catalogues sans qu’un affranchissement supplémentaire autre que les coûts liés au poids de l’encart ne soit exigé (le cas échéant) :
L’adresse Correspondance-réponse d’affaires doit être imprimée du côté non couché (fini non glacé, mat) du papier et doit respecter toutes les exigences décrites dans la convention du service Correspondance-réponse d’affaires conclue avec Postes Canada;
Un article qui ne répond pas aux exigences du service Poste-catalogues mais qui satisfait à celles du service Poste-lettres peut être inclus ou joint à un article Poste-catalogues. En pareil cas, l’affranchissement exigé sera une combinaison des tarifs des services Poste-catalogues et Poste-lettres et devra être acquitté à l’aide d’une vignette postale du service Poste-catalogues apposée du côté extérieur de chaque article Poste-catalogues.
Les échantillons ne sont pas admissibles au service Poste-catalogues. Les échantillons sont définis comme des articles de taille d’essai ou des spécimens de taille réelle destinés à faire connaître la nature du produit. Postes Canada se réserve le droit de refuser, à sa seule discrétion, tout article qu’elle juge inadmissible. L’amalgamation des envois du service Poste-catalogues est interdite. Veuillez vous reporter à la rubrique
En général, les objets inadmissibles sont des articles :
Tout article qui porte un timbre-poste altéré qui constitue une violation de l’article 52 de la Loi sur la Société canadienne des postes, ou qui porte une mention ou une marque à l’encontre de l’article 58 de cette Loi est également considéré comme un objet inadmissible. Pour obtenir de plus amples renseignements sur les restrictions visant les objets inadmissibles, consultez le Guide des postes du Canada à l’adresse www.postescanada.ca/guidedespostes, sous Objets inadmissibles. Il relève du client de veiller à ce qu’un article ne contienne aucun matériel inadmissible et qu’il puisse être expédié par la poste.
Tous les articles composant un envoi Poste-catalogues doivent avoir les mêmes dimensions et la même forme, présenter les mêmes caractéristiques physiques et provenir du même expéditeur.
Chaque article Poste-catalogues doit porter le nom d’un particulier ou d’une entreprise précis ou encore un descripteur non personnalisé tel que la mention « À L’OCCUPANT » ou une autre mention semblable. Chaque article doit porter l’adresse complète et le code postal valide s’y rapportant.
Si une adresse de retour est utilisée, il doit s’agir d’une adresse au Canada. Il est possible d’indiquer deux adresses de retour sur les articles Poste-catalogues, dans la mesure où l’une de ces adresses est au Canada. Cependant, si l’option Renvoi à l’expéditeur ou Correction d’adresse est demandée, une seule adresse de retour doit être indiquée et il doit s’agir d’une adresse au Canada. Les adresses de retour doivent se trouver soit :
L’adresse de retour peut varier, à condition que l’adresse de retour municipale ou le nom de la personne ou de l’entreprise figurant dans l’adresse de retour soit identique sur chacun des articles. Pour obtenir de plus amples renseignements sur l’adressage, consultez le Guide des postes du Canada à l’adresse www.postescanada.ca/guidedespostes, sous Directives d’Adressage.
Le client ne peut utiliser les vignettes postales, les logos, les marques de commerce ou les marques de Postes Canada que s’il a obtenu le consentement par écrit de cette dernière. L’utilisation qu’en fait le client doit être strictement conforme au consentement accordé. Toute utilisation non autorisée constitue une infraction à la Loi sur la Société canadienne des postes. Il faut noter que tout article sera considéré comme un objet inadmissible s’il porte, à l’extérieur, une marque ou une étiquette possédant l’une des caractéristiques suivantes qui n’a pas été fournie ou autorisée par Postes Canada :
Avant de procéder à l’impression de ces étiquettes, messages ou autres marques, il incombe au client de soumettre à Postes Canada une proposition à cet effet et de la faire approuver.
Les dimensions, la forme, le poids et les caractéristiques physiques de chaque article Poste-catalogues doivent être identiques. Tous les articles Poste-catalogues doivent satisfaire aux exigences ci-dessous en matière de dimensions et de poids.
La préparation adéquate du courrier est une étape importante permettant d’assurer que les articles Poste-catalogues sont traités et livrés de façon efficace. Des rajustements tarifaires ou des frais supplémentaires ou les deux peuvent être imposés au client pour le courrier qui n’a pas été préparé correctement.
La préparation du courrier est l’activité qui consiste à redresser les articles de courrier, à les conteneuriser et à désigner les sacs et les conteneurs. Ces tâches ont pour objet de permettre le traitement mécanisé du courrier (s’il y a lieu), de le protéger, d’en déterminer le type et d’en faciliter la manutention. Le tri préliminaire du courrier comprend le tri par ordre séquentiel, le groupement, la mise en conteneurs des articles de courrier ainsi que l’identification des sacs et des conteneurs, afin de permettre à Postes Canada d’éviter diverses étapes et installations de traitement au sein de son réseau de distribution du courrier. Le tri préliminaire selon le PNIA est la seule option qui permet de profiter des tarifs du service Poste-catalogues. Consultez le site www.postescanada.ca/preparationcourrier pour obtenir de plus amples renseignements au sujet de la préparation et du tri préliminaire du courrier.
L’option de tri préliminaire selon le PNIA permet au client de classer le courrier en fonction du code postal et de le regrouper selon le Schéma de tri préliminaire national (STPN). Consultez le site www.postescanada.ca/stpn pour de plus amples renseignements.
Le Programme d’exactitude des adresses vise à améliorer la livraison en incitant les clients à inscrire les adresses exactes sur le courrier. Chaque article doit porter le nom d’un particulier ou d’une entreprise précis ou encore un descripteur non personnalisé tel que la mention « À L’OCCUPANT » ou une autre mention semblable. Chaque article doit porter une adresse complète, y compris le bureau ou l’unité, ainsi que le code postal valide se rapportant à cette adresse. Si l’adresse sur l’article est incomplète, ceci pourrait causer des délais ou faire en sorte que l’article soit retourné. L’adressage uniforme et exact élimine la nécessité de la manutention supplémentaire ou des tentatives réitérées de livraison. Ainsi, le client profite d’un service plus efficace à meilleur prix. L’adressage exact aide à livrer le courrier à temps chaque fois. La participation au Programme d’exactitude des adresses est obligatoire. Ce programme s’applique à tous les envois assujettis au tri préliminaire selon le PNIA comprenant plus de 5 000 articles. La norme d’exactitude des adresses est de 95 %. Cette norme est atteinte lorsque 95 % des adresses sont réputées valides par rapport aux renseignements figurant dans la base de données des clients. Ces résultats sont obtenus grâce à l’utilisation d’un logiciel de validation des adresses ou de validation et de correction des adresses reconnu par Postes Canada. Si le logiciel de validation des adresses ou de correction et de validation des adresses du client produit un Énoncé d’exactitude des adresses (EEA) de moins de 95 %, le tarif de l’envoi sera majoré. Le client doit indiquer dans sa Commande (Déclaration de dépôt) le pourcentage d’exactitude des adresses et la date d’expiration de son Énoncé d’exactitude des adresses (EEA). Des frais supplémentaires seront facturés si le client omet d’indiquer le pourcentage d’exactitude des adresses et la date d’expiration de son EEA sur sa Commande (Déclaration de dépôt). Le client doit conserver une copie valide de l’EEA dans ses dossiers au cas où Postes Canada en demanderait une copie. Pour obtenir de plus amples renseignements au sujet du Programme d’exactitude des adresses, consultez la publication Programme d’exactitude des adresses – Guide du client dans le site Web de Postes Canada, à l’adresse www.postescanada.ca/ga, ou procurez-vous un exemplaire du Guide auprès d’un représentant de Postes Canada.
Pour confirmer que les articles respectent les spécifications de Postes Canada pour le service Poste-catalogues, le client doit remettre un (1) échantillon représentatif de chaque article, y compris les encarts, les pièces jointes et l'emballage, identique aux articles qui seront expédiés, pour chaque variation existante (p. ex. poids, taille, contenu). Il est possible de repérer les problèmes potentiels si le client fournit un tel échantillon aux fins d'examen avant le dépôt. Ces échantillons doivent également être remis à l'établissement approuvé par Postes Canada où sera déposé le courrier au moment du dépôt avec la première Commande (Déclaration de dépôt).
Le client du service Poste-catalogues doit fournir à Postes Canada un calendrier de dépôt au moins dix (10) jours ouvrables (excluant les fins de semaine et les jours fériés) avant le jour du dépôt des articles. Le calendrier doit préciser la date, l’heure et l’emplacement du dépôt, ainsi que le nombre prévu d’articles par envoi complet. Les clients qui effectuent des dépôts réguliers seront déterminés par leur représentant de Postes Canada et on pourrait leur demander de fournir un plan et un calendrier de dépôt. Ces documents comprendront les détails nécessaires afin d’assurer le dépôt et le traitement efficaces des envois.
Pour chaque envoi, le client doit dûment remplir une Commande (Déclaration de dépôt), qui sera accompagnée d'un échantillon de l'envoi (y compris les encarts, les pièces jointes et l'emballage) identique aux articles qui seront expédiés. Le client devra remplir une Commande (Déclaration de dépôt) à l’aide des Outils électroniques d’expédition (OEE), mais il peut également présenter une Commande (Déclaration de dépôt) manuelle. Au moment du dépôt, deux (2) copies imprimées de la Commande (Déclaration de dépôt) préparée électroniquement ou la copie originale de la Commande (Déclaration de dépôt) remplie manuellement doivent être remises à un représentant autorisé à une installation postale approuvée par Postes Canada. Voir la section 4.1.4 “Dépôts partiels” pour les exigences relatives aux dépôts partiels.
Le client peut télécharger gratuitement le logiciel Outils électroniques d’expédition (OEE) à partir du site www.postescanada.ca/cal, puis en s’inscrivant pour obtenir un code d’utilisateur et un mot de passe. Pour toute question d’ordre technique sur les Outils électroniques d’expédition (OEE), veuillez communiquer avec le Service d’assistance technique, au 1 800 277-4799. Le client a la possibilité d’utiliser la version en ligne des Outils électroniques d’expédition (OEE), ou encore la version hors ligne qui peut être téléchargée pour préparer les Commandes (Déclarations de dépôt) hors ligne, puis les soumettre plus tard. Cette méthode réduit la paperasserie et les risques d’erreur tout en offrant au client plus de commodité. Le client peut consulter le site www.postescanada.ca/cal pour obtenir de plus amples renseignements.
Le client peut choisir de préparer manuellement sa Commande (Déclaration de dépôt) à l’aide de la version papier. Des frais de traitement s’appliqueront à chaque Commande (Déclaration de dépôt) préparée manuellement.
Si un envoi Postes-catalogues comporte plus d’un (1) dépôt :
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