Correspondance-réponse d’affaires^MC – régimes intérieur et international

Modifications et révisions

Le client doit s'assurer de consulter la plus récente version du Guide du client (comprenant toutes les modifications apportées) et des autres documents connexes, lesquels sont affichés sur le site Web de Postes Canada. Il doit tout particulièrement se reporter à l'adresse www.postescanada.ca/servicespostaux pour obtenir les documents clés.

Les changements importants apparaissent en rouge dans la version électronique.

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De plus, lorsque le document contient une modification ou une révision, la version sera modifiée comme suit dans le bas de la page :

• lorsqu’un document contient une modification, la version de celui-ci sera modifiée comme suit : version 1.0, 2.0 ou 3.0, etc.
• lorsqu’un document contient une révision, la version de celui-ci sera modifiée comme suit : version 1.1, 1.2, 1.3, etc.
• en janvier, le numéro de la version repartira à 1.0.

Table des matières

1

Aperçu du service

1.1	Objet du Guide du client – Correspondance-réponse d’affaires

Ce Guide du client renferme des renseignements détaillés visant à aider le client¹ à tirer le maximum du service Correspondance-réponse d’affaires (CRA) de Postes Canada.

Il fait partie intégrante de la convention que le client a signée avec Postes Canada. En outre, il précise les circonstances et les autres modalités qui s’appliquent à ce service.

Le client doit s'assurer de consulter la plus récente version du Guide du client et des autres documents connexes, lesquels sont affichés sur le site Web de Postes Canada. Il doit tout particulièrement se reporter à l'adresse www.postescanada.ca/servicespostaux pour obtenir les documents clés.

Il incombe au client de respecter toutes les exigences mentionnées dans la convention du service Correspondance-réponse d’affaires.

1.2	Qu’est-ce que le service Correspondance-réponse d’affaires?

Le service Correspondance-réponse d’affaires est un outil de réponse directe dont se servent les entreprises, les éditeurs, les ministères, les organismes qui recueillent des fonds et d’autres organisations pour chercher à obtenir des réponses de la part de destinataires au Canada (Correspondance-réponse d’affaires du régime intérieur) et partout au monde (Correspondance-réponse d’affaires du régime international).

Le service Correspondance-réponse d’affaires est offert sous forme d’enveloppe et de carte. Le client doit payer des frais de service annuels non remboursables et ensuite ne payer que pour les articles qui lui sont retournés (consultez la section 5 “Tarifs”, pour obtenir de plus amples renseignements).

Voici quelques-unes des applications de ce service :

• la réception de paiements;
• la sollicitation de clients éventuels;
• les initiatives de service à la clientèle;
• la définition des besoins de la clientèle;
• la constitution de bases de données;
• la collecte de fonds;
• les élections;
• l’étude du marché;
• le développement du commerce de détail;
• les demandes de renseignements;
• le renouvellement d’abonnements à des revues;
• le retour d’articles admissibles.

Pour utiliser le service Correspondance-réponse d’affaires, le client doit détenir une convention de Correspondance-réponse d’affaires en vigueur et pouvoir accéder à l’Outil de conception de maquettes en ligne du service Correspondance-réponse d’affaires grâce au Centre d’affaires en ligne de Postes Canada.

Pour vous inscrire à l’Outil de conception de maquettes en ligne du service Correspondance-réponse d’affaires offert sans frais et pour l’utiliser, consultez le site www.postescanada.ca/cal ou communiquez avec un représentant de Postes Canada.

Consultez le site www.postescanada.ca/cradocumentsdesoutien pour une liste de documents connexes qui présentent en détail les exigences du service Correspondance-réponse d’affaires et pour une démonstration de l’Outil de conception de maquettes en ligne du service CRA.

1.3	Normes de service

Les normes qui s’appliquent à la prestation du service Correspondance-réponse d’affaires sont fondées sur la livraison à partir du moment où l’article est déposé dans le flot du courrier par le client ou du moment où il entre dans le flot du courrier de Postes Canada en provenance d’autres administrations postales. Ces normes de service ne sont pas garanties.

Voici un aperçu général des normes de service Correspondance-réponse d’affaires :

Une fois que les articles sont déposés dans le flot du courrier de Postes Canada :

Pour obtenir de plus amples renseignements, reportez-vous au chapitre Normes de service à la section 3 “Normes de service du Marketing direct et du Courrier transactionnel du régime intérieur” du Guide des postes du Canada.

1.4	Caractéristiques et options du service

1.4.1

Caractéristiques

Une caractéristique est comprise dans le service de base.

1.4.1.1

Articles réexpédiés

Les articles Correspondance-réponse d’affaires qui ne peuvent être livrés à l’adresse indiquée puisque le destinataire a changé d’adresse seront réexpédiés au destinataire sans frais supplémentaires tant et aussi longtemps qu’un Avis de changement d’adresse (ACA) sera en vigueur. Le client doit fournir une copie de l’Avis de changement d’adresse (ACA) à son représentant de Postes Canada.

1.4.2

Options

1.4.2.1

Enveloppes commerciales en plastique

Le client peut utiliser des enveloppes commerciales en plastique étanches conformes aux caractéristiques de fabrication de Postes Canada pour le service Correspondance-réponse d’affaires du régime intérieur, afin de recevoir des envois contenant du papier ou d’autres articles admissibles* (p. ex. des cartouches d’encre, des films et autres) faisant partie de la réponse du destinataire. Le client peut envoyer une demande à l’adresse documcc@postescanada.ca pour se procurer un exemplaire des spécifications de fabrication approuvées de Postes Canada.

1.4.2.2

Étiquettes

Postes Canada a crée deux (2) étiquettes électroniques du service Correspondance-réponse d'affaires (CRA) pouvant être utilisées par les clients pour les services Correspondance-réponse d'affaires des régimes intérieur et international :

1. Étiquette électronique CRA

2. Étiquette superposable CRA

Veuillez vous référer au site www.postescanada.ca/cradocumentsdesoutien pour de plus amples renseignements sur les étiquettes du service Correspondance-réponse d'affaires.

1.4.3

Articles Correspondance-réponse d’affaires non distribuables

Un article Correspondance-réponse d’affaires ne sera pas remis au client et sera traité comme un article non distribuable dans les situations suivantes :

• l’adresse indiquée sur l’article Correspondance-réponse d’affaires est incomplète ou n’est pas valide;
• le destinataire a déménagé sans faire parvenir d’Avis de changement d’adresse (ACA) pour le service Correspondance-réponse d’affaires ou celui-ci n’est plus en vigueur;
• la livraison est interdite par la loi;
• l’article ne peut être livré à l’adresse du service Correspondance-réponse d’affaires pour toute autre raison;
• le client a décidé d’annuler sa convention du service Correspondance-réponse d’affaires;
• le client n’a pas acquitté les droits de service annuels ou le tarif exigé pour les articles Correspondance-réponse d’affaires.

Les articles non distribuables seront jetés ou recyclés, à la discrétion de Postes Canada.

2

Contenu, présentation et caractéristiques physiques

Pour être admissibles au service Correspondance-réponse d’affaires, les articles déposés doivent satisfaire aux critères précis qui caractérisent le service Correspondance-réponse d’affaires et doivent être conditionnés pour l’expédition de manière à prévenir la perte ou l’endommagement de tout article et à faciliter l’examen de chaque article.

Quant aux envois présentés comme des articles Correspondance-réponse d’affaires qui ne respectent pas les exigences liées au contenu, à la présentation et aux caractéristiques physiques du service Correspondance-réponse d’affaires, ainsi que les autres exigences énoncées dans la présente convention, des rajustements tarifaires ou des frais supplémentaires pourraient être imposés ou les envois pourraient ne pas être admissibles aux services et aux tarifs du service Correspondance-réponse d’affaires.

Veuillez consulter la section 5 « Critères d’admissibilité » et la section 6 « Suppléments », des Conditions générales. Visitez le site www.postescanada.ca/guides_du_client pour obtenir de plus amples renseignements sur les suppléments.

2.1

Contenu

Lorsque le client prépare un article Correspondance-réponse d’affaires du régime intérieur faisant partie de la réponse du destinataire dont le contenu sera autre que du papier (p. ex. des cartouches d’encre, des films et autres), il doit présenter des échantillons physiques au groupe Essais et normes du courrier de Postes Canada qui procédera à une mise à l’essai (voir la section 3.1.1 “Confirmation de l’emplacement de la maquette et de l’admissibilité au courrier mécanisable”).

Quant aux articles Correspondance-réponse d’affaires du régime international, seuls des documents papier peuvent faire partie de la réponse du client.

2.1.1

Pièces jointes

2.1.1.1

Film

Le service Correspondance-réponse d’affaires du régime intérieur peut être utilisée par les entreprises de traitement de films pour accepter des films, des négatifs et des photographies si l’enveloppe satisfait aux exigences et aux spécifications. Le tarif applicable à ces articles sera celui des autres articles Correspondance-réponse d’affaires et sera déterminé en fonction de la taille et du poids de l’enveloppe.

2.1.1.2

Pièce de monnaie

S’il est prévu que la réponse du destinataire de l’article du service Correspondance-réponse d’affaires du régime intérieur comprenne une pièce de monnaie, l’article du service Correspondance-réponse d’affaires, y compris la pièce de monnaie incluse par le destinataire, doit répondre aux exigences suivantes :

• la pièce de monnaie doit être fixée solidement (p. ex. à l’aide d’une goutte de colle) dans le coin supérieur gauche de l’encart devant être placé dans l’enveloppe;
• la pièce de monnaie doit être située à moins de 40 mm de la bordure supérieure et à moins de 60 mm de la bordure gauche.

2.1.2

Objets inadmissibles

En général, les objets inadmissibles sont des articles :

• qui sont défendus par la loi (c.-à-d. qu’ils sont illégaux, obscènes ou frauduleux);
• qui ne peuvent être expédiés parce qu’ils ne respectent pas certaines caractéristiques physiques ou certaines exigences relatives aux marques;
• qui contiennent des produits ou des substances qui pourraient :

• blesser ceux qui doivent les manipuler;
• endommager le matériel postal et d’autres articles de courrier;
• coincer d’autres articles de courrier.

Tout article qui porte un timbre-poste altéré qui constitue une violation de l’article 52 de la Loi sur la Société canadienne des postes, ou qui porte une mention ou une marque au mépris de l’article 58 de cette Loi est également considéré comme un objet inadmissible.

Pour obtenir de plus amples renseignements sur les restrictions visant les objets inadmissibles, consultez le Guide des postes du Canada à l’adresse www.postescanada.ca/guidedespostes, sous Objets inadmissibles.

Il relève du client de veiller à ce qu’un article ne contienne aucun matériel inadmissible et qu’il puisse être expédié par la poste.

2.2	Présentation

Postes Canada fournit des maquettes pour les articles Correspondance-réponse d’affaires grâce à l’Outil de conception de maquettes en ligne du service Correspondance-réponse d’affaires.

La maquette conçue à l’aide de l’outil en ligne contient tous les éléments essentiels (voir la section 2.4 “Illustrations”); elle est présentée sous la forme souhaitée et sa conception ainsi que ses spécifications sont conformes au type de service demandé (régime intérieur ou international).

Pour vous inscrire à l’Outil de conception de maquettes en ligne du service Correspondance-réponse d’affaires offert sans frais et pour l’utiliser, consultez le site www.postescanada.ca/cal ou communiquez avec un représentant de Postes Canada.

Consultez le site www.postescanada.ca/cradocumentsdesoutien pour une liste de documents connexes qui présentent en détail les exigences du service Correspondance-réponse d’affaires et pour une démonstration de l’Outil de conception de maquettes en ligne du service CRA.

2.2.1

Adressage

L’adresse et le Code postal utilisés pour le service Correspondance-réponse d’affaires devraient être conformes aux Directives d’adressage. Pour de plus amples renseignements sur l’adressage, consultez le Guide des postes du Canada à l’adresse www.postescanada.ca/guidedespostes, sous Directives d’adressage.

Le client peut modifier la première ligne seulement (le titre, le logo) et, selon les dimensions de l’enveloppe ou de la carte, une deuxième ligne peut également être personnalisée. Si le client apporte des modifications à la première (le titre, le logo) ou à la deuxième ligne (le nom), il ne peut changer des renseignements concernant l’adresse.

Les fenêtres d’adresse du service Correspondance-réponse d’affaires du régime intérieur doivent être situées et recouvertes conformément aux exigences applicables énoncées dans les Normes postales. Veuillez vous référer aux sections 3.1.1.1, 3.1.2 et 3.1.2.1 des Normes postales du service Poste-lettres, à l’adresse www.postescanada.ca/normespostales pour plus d’information.

2.2.2

Marques

Le client ne peut utiliser les vignettes postales, les logos, les marques de commerce ou les marques de Postes Canada que s’il a obtenu le consentement par écrit de cette dernière. L’utilisation qu’en fait le client doit être strictement conforme au consentement accordé. Toute utilisation non autorisée constitue une infraction à la Loi sur la Société canadienne des postes.

Il faut noter que tout article sera considéré comme un objet inadmissible s’il porte, à l’extérieur, une marque ou une étiquette possédant l’une des caractéristiques suivantes qui n’a pas été fournie ou autorisée par Postes Canada :

• toute illustration susceptible d’être prise pour un timbre-poste, une empreinte d’affranchissement, une étiquette de service ou toute autre marque qui suggère que l’affranchissement a été acquitté;
• toute étiquette ou tout message imprimé qui évoque que l’objet recevra un traitement particulier, une livraison rapide ou d’autres services postaux qui n’auraient pas été achetés par le client (cependant, le client peut apposer sur les articles des étiquettes à l’intention du destinataire qui présentent des directives clairement et uniquement liées au contenu de l’envoi et qui n’auront pas pour effet de faire de celui-ci un objet inadmissible);
• toute reproduction d’une étiquette, d’une mention ou d’une marque utilisée par Postes Canada qui pourrait créer une confusion et avoir des répercussions sur le traitement de l’article, p. ex. une confusion quant au service pour lequel le client a payé.

Avant de procéder à l’impression de ces étiquettes, messages ou autres marques, il incombe au client de soumettre à Postes Canada une proposition à cet effet et de la faire approuver.

2.3	Caractéristiques physiques

Pour être admissible au service Correspondance-réponse d’affaires, chaque article doit satisfaire aux exigences quant aux dimensions et au poids pour ce genre de format (c.-à-d. enveloppe ou carte) et ce type de service (régime intérieur ou international).

2.3.1

Correspondance-réponse d’affaires du régime intérieur

Pour être considéré comme un article Correspondance-réponse d’affaires du régime intérieur, l’article doit être de forme rectangulaire et être plus long que large. Le rapport entre la longueur et la largeur doit être d’au plus 2,6:1 et d’au moins 1,3:1.

2.3.2

Correspondance-réponse d’affaires du régime international