Médiaposte avec adresse^MC – Guide du client

En vigueur le 14 janvier 2008

Modifications et révisions

Le client doit s'assurer de consulter la plus récente version du Guide du client (comprenant toutes les modifications apportées) et des autres documents connexes, lesquels sont affichés sur le site Web de Postes Canada. Il doit tout particulièrement se reporter à l'adresse www.postescanada.ca/servicespostaux pour obtenir les documents clés.

Les changements importants apparaissent en rouge dans la version électronique.

De plus, lorsque le document contient une modification ou une révision, la version sera modifiée comme suit  :

• lorsqu’un document contient une modification, la version de celui-ci sera modifiée comme suit : version 1.0, 2.0 ou 3.0, etc.
• lorsqu’un document contient une révision, la version de celui-ci sera modifiée comme suit : version 1.1, 1.2, 1.3, etc.
• en janvier, le numéro de la version repartira à 1.0.

Table des matières

1

Aperçu du service

1.1	Objet du Guide du client – Médiaposte avec adresse

Ce Guide du client renferme des renseignements détaillés visant à aider le client¹ à tirer le maximum du service Médiaposte avec adresse de Postes Canada.

Il fait partie intégrante de la convention que le client a signée avec Postes Canada. En outre, il précise les circonstances et les autres modalités qui s’appliquent à ce service.

Le client doit s'assurer de consulter la plus récente version du Guide du client et des autres documents connexes, lesquels sont affichés sur le site Web de Postes Canada. Il doit tout particulièrement se reporter à l'adresse www.postescanada.ca/servicespostaux pour obtenir les documents clés.

Il incombe au client de respecter toutes les exigences mentionnées dans la convention du service Médiaposte avec adresse.

1.2	Qu’est-ce que le service Médiaposte avec adresse?

Le service Médiaposte avec adresse est une méthode de marketing direct éprouvée et efficace qui offre au client la possibilité de personnaliser ses envois et de cibler ses messages promotionnels à des clients précis ou à des clients potentiels. Le client doit déposer au moins 1 000 articles à la fois, qui doivent être préparés conformément aux Guides de préparation et de tri préliminaire du courrier. Consultez le site
www.postescanada.ca/preparationcourrier pour obtenir de plus amples renseignements.

Le service Médiaposte avec adresse doit être déposée et acquittée au Canada pour livraison au pays.

Vous trouverez à l’adresse www.postescanada.ca/maadocumentsdesoutien, une liste de documents connexes qui présentent en détail les exigences liées au service Médiaposte avec adresse.

1.2.1

La PromocarteMC pour le service Médiaposte avec adresse

Le service Promocarte Médiaposte avec adresse est une solution « tout compris » qui allie les attraits du service Médiaposte avec adresse et la commodité d'un format carte de qualité supérieure.

La solution « tout compris » comprend :

• des services de base de gestion de listes :

• l’épuration de la liste d’adresses;
• le traitement de la liste d’adresses à l’aide d’un logiciel de validation et de correction des adresses;

• un choix de formats de cartes avec options artistiques;
• l’impression;
• l’adressage;
• la préparation et le tri préliminaire du courrier;
• le dépôt à une installation de Postes Canada;
• la livraison finale grâce au service Médiaposte avec adresse.

Voici quelques options artistiques offertes pour le service Promocarte Médiaposte avec adresse (des frais supplémentaires s'appliquent) :

• partie détachable;
• carte à gratter;
• découpage à l’emporte-pièce;
• ajout d’une cinquième couleur;
• papier de huit points (0,008) couché recto verso;
• papier de dix points (0,010) couché d’un côté;
• changements de planches.

Visitez le site www.postescanada.ca/promocarte pour obtenir de plus amples renseignements sur les modalités applicables au service Promocarte Médiaposte avec adresse.

1.3	Normes de service

Les normes de service sont une estimation du temps qui pourrait être nécessaire pour livrer le courrier du point de dépôt aux points de destination. Ces normes de service ne sont pas garanties.

Voici un aperçu général des normes de service établies pour le service Médiaposte avec adresse :

Pour obtenir de plus amples renseignements, reportez-vous au chapitre Normes de service à la section 3 “Services de Marketing direct et du Courrier transactionnel du régime intérieur” du Guide des postes du Canada.

1.4	Caractéristiques et options du service

1.4.1

Caractéristiques

Une caractéristique est comprise dans le service de base.

1.4.1.1

Réexpédition

Un article Médiaposte avec adresse qui ne peut être livré à l’adresse indiquée parce que le destinataire a déménagé sera réexpédié sans frais supplémentaires si un Avis de changement d’adresse (ACA) est en vigueur.

Les articles portant le nom du destinataire suivi de la mention « OU À L’OCCUPANT » ou d’une mention semblable et ceux portant un descripteur non personnalisé (y compris « À L’OCCUPANT ») ne seront pas réexpédiés. En pareil cas, l’article sera livré à l’adresse de destination initiale indiquée.

1.4.2

Options

Une option est une valeur ajoutée au service qui n’est pas automatiquement offerte dans le cadre du service de base.

1.4.2.1

Renvoi à l’expéditeur

Postes Canada retournera l’article à l’expéditeur au tarif en vigueur de l’option Renvoi à l’expéditeur dans les cas suivants :

• l’article porte la vignette postale PORT DE RETOUR GARANTI appropriée. Consultez le site www.postescanada.ca/servicespostaux pour obtenir de plus amples renseignements au sujet de la vignette postale;
• l’article est destiné à une adresse pour laquelle aucun Avis de changement d’adresse (ACA) n’est en vigueur pour le destinataire; et
• une seule adresse de retour est indiquée à l’extérieur de l’article et il s’agit d’une adresse au Canada.

Les articles portant le nom du destinataire suivi de la mention « OU À L’OCCUPANT » ou d’une mention semblable et ceux portant un descripteur non personnalisé (y compris « À L’OCCUPANT ») ne seront pas renvoyés à l’expéditeur. En pareil cas, l’article sera livré à l’adresse de destination initiale indiquée.

Si aucun Avis de changement d’adresse (ACA) n’est en vigueur pour le destinataire et que l’article ne porte pas la vignette postale PORT DE RETOUR GARANTI appropriée, l’article sera considéré comme un envoi non distribuable et jeté ou recyclé, à la discrétion de Postes Canada.

1.4.2.2

Correction d’adresse

Postes Canada retournera l’article à l’expéditeur avec l’adresse corrigée, au tarif en vigueur de l’option Correction d’adresse, dans les cas suivants :

• l’article porte la vignette postale CORRECTION D’ADRESSE DEMANDÉE – PORT DE RETOUR GARANTI appropriée. Consultez le site www.postescanada.ca/servicespostaux pour obtenir de plus amples renseignements au sujet de la vignette postale;
• l’article est destiné à une adresse pour laquelle un Avis de changement d’adresse (ACA) est en vigueur pour le destinataire;
• le destinataire a autorisé Postes Canada à fournir sa nouvelle adresse; et
• une seule adresse de retour est indiquée à l’extérieur de l’article et il s’agit d’une adresse au Canada.

Si aucun Avis de changement d’adresse (ACA) n’est en vigueur pour le destinataire, l’article sera retourné à l’expéditeur sans correction d’adresse et le tarif approprié de l’option Renvoi à l’expéditeur sera facturé.

Si aucun Avis de changement d’adresse (ACA) n’est en vigueur et l’article ne porte pas la vignette postale « CORRECTION D’ADRESSE DEMANDÉE – PORT DE RETOUR GARANTI » appropriée, l’article sera considéré comme un envoi non distribuable et jeté ou recyclé, à la discrétion de Postes Canada.

Si un Avis de changement d’adresse (ACA) est en vigueur pour le destinataire, mais que ce dernier n’a pas autorisé Postes Canada à divulguer sa nouvelle adresse, l’article sera acheminé au destinataire à sa nouvelle adresse sans que des frais ne soient facturés à l’expéditeur.

Les articles portant le nom du destinataire suivi de la mention « OU À L’OCCUPANT » ou d’une mention semblable et ceux portant un descripteur non personnalisé (y compris « À L’OCCUPANT ») ne seront pas admissibles à l’option Correction d’adresse. En pareil cas, l’article sera livré à l’adresse de destination initiale indiquée.

1.4.3

Articles Médiaposte avec adresse non distribuables

Un article Médiaposte avec adresse sera traité comme un article non distribuable dans les situations suivantes :

• l’adresse indiquée sur l’article est incomplète ou n’est pas valide;
• l’article porte une adresse qui n’existe pas;
• le destinataire a déménagé sans laisser d’adresse de réexpédition;
• le destinataire a déménagé et l’Avis de changement d’adresse (ACA) est périmé;
• l’article est refusé par l’expéditeur ou le destinataire;
• ni l’une ni l’autre des options Renvoi à l’expéditeur ou Correction d’adresse n’a été demandée;
• le destinataire refuse d’acquitter le port dû exigé;
• la livraison est interdite par la loi;
• l’article ne peut être livré au destinataire pour toute autre raison.

Les articles non distribuables Médiaposte avec adresse seront jetés ou recyclés, à la discrétion de Postes Canada.

2

Contenu, présentation et caractéristiques physiques

Pour être admissibles au service Médiaposte avec adresse, les articles déposés doivent satisfaire aux critères précis qui caractérisent le service Médiaposte avec adresse et doivent être conditionnés pour l'expédition, de manière à prévenir la perte ou l'endommagement des articles et à faciliter l'examen de chacun d’eux.

Assurez-vous que chaque article ainsi que les échantillons sont admissibles et tenez compte de ce qui suit :

1. Si l'envoi contient un article parfumé, il doit être scellé de sorte qu'aucune odeur ne s'en échappe. Les substances liquides et les poudres doivent également être emballées de façon appropriée. Toutefois, il n'est pas nécessaire de sceller un envoi contenant un article parfumé par processus d'infusion pas micro-encapsulation de particules odorantes d'encre et de laque si la section odorante n'excède pas 5,08 cm x 5,08 cm (2 po x 2 po) et est recouverte ou contenue à l'intérieur de l'article.
2. Si l'article contient une substance allergène commune comme des arachides, des graines de sésame, des noix variées (p. ex. des amandes ou des noix de Grenoble) ou des œufs, il doit être emballé de façon appropriée et porter une étiquette afin de réduire les risques de réactions allergiques.

Reportez-vous aux chapitres « L’ABC de l’expédition » et « Objets inadmissibles » du Guide des postes du Canada à l'adresse www.postescanada.ca/guidedespostes pour obtenir de plus amples renseignements.

Les articles qui ne répondent pas aux normes établies pour le service Médiaposte avec adresse en ce qui a trait à leur contenu, à leur format ou à leurs caractéristiques physiques et qui ne répondent pas aux exigences en matière de préparation du courrier ni à toute autre exigence stipulée dans la présente convention peuvent faire l'objet d'un rajustement tarifaire ou d'un droit supplémentaire en plus d'être jugés non admissibles aux services et aux tarifs du service Médiaposte avec adresse.

Veuillez consulter la section 5 “Critères d’admissibilité” et la section 6 “Suppléments”, des Conditions générales. Visitez le site www.postescanada.ca/guides_du_client pour obtenir de plus amples renseignements sur les suppléments.

2.1

Contenu

2.1.1

Quels envois sont admissibles au service Médiaposte avec adresse?

Pour être admissible au service Médiaposte avec adresse, un envoi doit se conformer à la définition de ce service. Plus précisément, il est question d'articles transmissibles par la poste qui portent un message uniforme et qui sont destinés à :

• promouvoir la vente ou l'utilisation de produits ou de services;
• solliciter des dons ou des contributions;
• présenter des résultats financiers, principalement à des fins promotionnelles.

2.1.1.1

Que signifie l’expression « à des fins promotionnelles »?

L'article doit convaincre une personne d'acheter ou d'utiliser un produit ou un service ou l'inciter à contribuer à une cause quelconque ou à l'appuyer.

2.1.1.2

Articles admissibles

Le thème de l'envoi doit être uniforme. Les articles de courrier doivent viser le même but et les mêmes objectifs.

Voici quelques exemples d'articles Médiaposte avec adresse admissibles :

• articles faisant la promotion d'un produit ou d'un service;
• catalogues promotionnels;
• bulletins promotionnels (à l'exception des abonnements vendus);
• articles visant à solliciter des dons ou des contributions;
• rapports annuels sur le rendement financier;
• offres promotionnelles de renouvellement;
• disques compacts promotionnels;
• échantillons promotionnels*;
• articles promotionnels.

2.1.2

Encarts et pièces jointes

Les articles suivants peuvent être insérés ou joints à un article Médiaposte avec adresse sans qu’un affranchissement supplémentaire autre que les coûts liés au poids de l’encart ne soit exigé (le cas échéant) :

• une carte ou une enveloppe Correspondance-réponse d’affairesMC, à condition d’avoir signé la convention pertinente avec Postes Canada. L’encart Correspondance-réponse d’affaires doit être plié dans l’article Médiaposte avec adresse ou y être inséré de manière à recouvrir les éléments de conception du service de la Correspondance-réponse d’affaires, y compris la vignette, de même que l’adresse correspondante. Ces mesures permettent d’éviter toute confusion et d’assurer le dépôt, le traitement et la livraison efficaces de l’article Médiaposte avec adresse.

• une carte, une enveloppe ou un emballage, avec ou sans port de retour;
• des notes repositionnables adhésives peuvent être collées sur les articles Médiaposte avec adresse. Consultez le site www.postescanada.ca/normespostales pour obtenir de plus amples renseignements;
• une pièce de monnaie jointe pour prépayer le port de retour d’une réponse (ne s’applique pas au courrier court et long (CL) mécanisable et au service Médiaposte avec adresse extradimensionnelle). La vignette postale « PORT DE RETOUR GARANTI » doit être apposée au recto de l’article afin qu’il soit possible de le retourner s’il ne peut être livré ou réexpédié. Le client devra payer le tarif applicable au Renvoi à l’expéditeur pour chaque article retourné.

2.1.2.1

Article Poste-lettresMC joint

Un article qui ne répond pas aux exigences du service Médiaposte avec adresse mais qui satisfait à celles du service Poste-lettres peut être inclus ou joint à un article Médiaposte avec adresse. En pareil cas, l’affranchissement exigé sera une combinaison des tarifs des services Médiaposte avec adresse et Poste-lettres et devra être acquitté à l’aide d’une empreinte d’affranchissement ou d’une vignette postale du service Médiaposte avec adresse apposée du côté extérieur de chaque article Médiaposte avec adresse. La seule preuve de paiement offerte pour le service Médiaposte avec adresse extradimensionnelle est la vignette postale.

2.1.3

Quels envois ne sont pas admissibles au service Médiaposte avec adresse?

Voici quelques exemples d'envois non admissibles au service Médiaposte avec adresse :

• exécution de commandes de produits et de services, à l'exception des catalogues et des échantillons promotionnels;
• factures;
• mises à jour de manuels destinés à des professionnels;
• exécution d'abonnements vendus;
• exécution, remplacement ou renouvellement de cartes, notamment des cartes de crédit ou des cartes de membre;
• avis informatifs (p. ex. avis de rappel, rappels annuels, avis de modification, avis de renouvellement et avis électoraux);
• sondages d'opinion et études de marché;
• cartes d'identité gouvernementales;
• cartes de renseignements médicaux;
• reçus;
• relevés d'opérations;
• formulaires d'impôt;
• procurations;
• matériel sexuellement explicite (voir la section 2.1.4 « Objets inadmissibles »);
• marchandises interdites ou dangereuses.

Postes Canada se réserve le droit de refuser, à sa seule discrétion, tout article qu'elle juge non admissible.

L'amalgamation des envois Médiaposte avec adresse est interdite. Veuillez vous reporter à la rubrique
« Propriété du courrier » à la section 6.2 “Conditions générales”.

2.1.4

Objets inadmissibles

En général, les objets inadmissibles sont des articles :

• qui sont défendus par la loi (c.-à-d. qu’ils sont illégaux, obscènes ou frauduleux);
• qui contiennent du matériel sexuellement explicite à moins que ceux-ci ne se trouvent dans une enveloppe opaque portant la mention « matériel pour adultes » ou toute mention semblable;

• qui ne peuvent être expédiés parce qu’ils ne respectent pas certaines caractéristiques physiques ou certaines exigences relatives aux marques;
• qui contiennent des produits ou des substances qui pourraient :

• blesser ceux qui doivent les manipuler;
• endommager le matériel postal et d’autres articles de courrier;
• coincer d’autres articles de courrier.

Tout article qui porte un timbre-poste altéré qui constitue une violation de l’article 52 de la Loi sur la Société canadienne des postes, ou qui porte une mention ou une marque au mépris de l’article 58 de cette Loi est également considéré comme un objet inadmissible.

Pour obtenir de plus amples renseignements sur les restrictions visant les objets inadmissibles, consultez le Guide des postes du Canada à l’adresse www.postescanada.ca/guidedespostes, sous Objets inadmissibles.

Il relève du client de veiller à ce qu’un article ne contienne aucun matériel inadmissible et qu’il puisse être expédié par la poste.

2.2	Présentation

Tous les articles composant un envoi du service Médiaposte avec adresse doivent avoir les mêmes dimensions et la même forme, être insérés dans le même type d’enveloppe, présenter les mêmes caractéristiques physiques et provenir du même expéditeur. Seuls l’épaisseur, le poids et la couleur de l’emballage extérieur peuvent différer.

2.2.1

Adressage

Chaque article Médiaposte avec adresse doit porter le nom d’un particulier ou d’une entreprise précis ou encore un descripteur non personnalisé tel que la mention « À L’OCCUPANT » ou une autre mention semblable. Chaque article doit porter l’adresse complète et le code postal valide s’y rapportant.

L’impression et la position de l’adresse du destinataire doivent respecter les spécifications d’adressage. Si une étiquette-adresse est utilisée, celle-ci doit être apposée fermement sur l’enveloppe, l’emballage de plastique, l’encart ou la carte de manière à en faciliter la lecture. L’étiquette-adresse doit être de couleur pâle : blanc, jaune pâle ou beige. Le client doit s’assurer que la colle sur ces étiquettes est de qualité supérieure afin que les étiquettes ne se détachent pas durant l’expédition.

2.2.1.1

Adresse de retour

L’impression et la position de l’adresse de retour doivent respecter les spécifications d’adressage.

Si une adresse de retour est utilisée, il doit s’agir d’une adresse au Canada. Il est possible d’indiquer deux adresses de retour sur les articles Médiaposte avec adresse, dans la mesure où l’une de ces adresses est au Canada. Cependant, si l’option Renvoi à l’expéditeur ou Correction d’adresse est demandée, une seule adresse de retour doit être indiquée et il doit s’agir d’une adresse au Canada.

Les adresses de retour doivent se trouver soit :

• du même côté que l’adresse de livraison sur l’article, de préférence dans le coin supérieur gauche;
• au verso de l’article, près du rebord supérieur et au centre par rapport aux côtés gauche et droit.

Consultez le site www.postescanada.ca/normespostales pour obtenir de plus amples renseignements.

L’adresse de retour peut varier, à condition que l’adresse de retour municipale ou le nom de la personne ou de l’entreprise figurant dans l’adresse de retour soit identique sur chacun des articles.

Figure 1 : Exemples d’adresses de retour

Pour obtenir de plus amples renseignements sur l’adressage, consultez le Guide des postes du Canada à l’adresse www.postescanada.ca/guidedespostes, sous Directives d’adressage.

2.2.2

Marques

Le client ne peut utiliser les vignettes postales, les logos, les marques de commerce ou les marques de Postes Canada que s'il a obtenu le consentement par écrit de cette dernière. L’utilisation qu’en fait le client doit être strictement conforme au consentement accordé. Toute utilisation non autorisée constitue une infraction à la Loi sur la Société canadienne des postes.

Il faut noter que tout article sera considéré comme un objet inadmissible s’il porte, à l’extérieur, une marque ou une étiquette possédant l’une des caractéristiques suivantes qui n’a pas été fournie ou autorisée par Postes Canada :

• toute illustration susceptible d’être prise pour un timbre-poste, une empreinte d’affranchissement, une étiquette de service ou toute autre marque qui suggère que l’affranchissement a été acquitté;
• toute étiquette ou tout message imprimé qui évoque que l’objet recevra un traitement particulier, une livraison rapide ou d’autres services postaux qui n’auraient pas été achetés par le client (cependant, le client peut apposer sur les articles des étiquettes à l’intention du destinataire qui présentent des directives clairement et uniquement liées au contenu de l’envoi et qui n’auront pas pour effet de faire de celui-ci un objet inadmissible. Par exemple, les articles peuvent porter les mentions « URGENT » ou « RENSEIGNEMENTS IMPORTANTS À L’INTÉRIEUR »);
• toute reproduction d’une étiquette, d’une mention ou d’une marque utilisée par Postes Canada qui pourrait créer une confusion et avoir des répercussions sur le traitement de l’article, p. ex. une confusion quant au service pour lequel le client a payé.

Avant de procéder à l’impression de ces étiquettes, messages ou autres marques, il incombe au client de soumettre à Postes Canada une proposition à cet effet et de la faire approuver.

2.3	Caractéristiques physiques

Le service Médiaposte avec adresse offre trois catégories de dimensions, soit les articles courts et longs (CL), surdimensionnés (surd.) et extradimensionnels.

Chaque article Médiaposte avec adresse, qu’il soit court et long (CL) ou surdimensionné (surd.), doit respecter les spécifications en matière de dimensions et de poids énoncées ci-dessous.